In diesem Artikel erfährst du, was die Vorteile von einem Online-Buchungssystem für Sport Studios und Anbieter sind und welche Funktionen dir den Alltag wirklich leichter machen.
Die Digitalisierung der Gesellschaft hat längst den Sport- und Freizeitsektor erreicht. Gerade für kleinere, regionale Sport- oder Freizeitanbieter oder Betreiber von Studios ist die Anschaffung eines Online-Buchungssystems häufig aufwendig und mit vielen Fragen verbunden.
Es lohnt sich aber ab einer bestimmten Größe auf ein Online-Buchungssystem zu setzen. Aber auch, wenn du gerade den Weg in die Selbständigkeit wagst, kann es Sinn für dich machen von Anfang an mit einer Software zu arbeiten. Wir zeigen dir, auf welche Punkte du Wert legen solltest, um dir die Wahl einfacher zu machen.
1. Diese Vorteile bietet ein Sport Online-Buchungssystem
Um im digitalen Zeitalter zu bestehen, ist ein professioneller Auftritt im Internet Pflicht. Deine Website ist häufig der erste Kontaktpunkt, den potentielle Kunden mit einem Sport- oder Freizeitangebot haben. Deine Besucher wollen auf einen Blick alle wichtigen Informationen erhalten und unkompliziert einen passenden Termin reservieren können. Denn die Meisten werden nach einem Sport- oder Freizeitangebot wie deinem gesucht haben, um es zu nutzen. Daher solltest du es ihnen auf dem kürzesten Weg ermöglichen, dein Angebot zu buchen, ehe sie es sich vielleicht anders überlegen können.
Übrigens, 5 hilfreiche Tipps für deine Website, gibt es hier.
Die Mehrheit bucht lieber online als telefonisch
Vor allem die aktive Gruppe jüngerer und mittlerer Generationen ist bereits daran gewöhnt, im Internet zu shoppen, sich zu informieren und zu kommunizieren. Nach einer Studie der Weltbank sind hierzulande mehr als 80 Prozent der Menschen im Internet unterwegs. Viele würden eher vom Computer im Büro, vom Tablet zu Hause oder unterwegs vom Smartphone nach etwas suchen, als zum Telefonhörer zu greifen. Dementsprechend ist auch die Buchung von Dienstleistungen im Internet immer beliebter geworden.
Anzahl an Online-Buchungen am Tag vs. in der Nacht
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Immer geöffnet mit einem Sport Online-Buchungssystem
Ein weiterer großer Vorteil von Sport Online-Buchungssystemen ist, dass sie rund um die Uhr geöffnet sind. Viele Buchungen werden in der Nacht oder am frühen Morgen durchgeführt. Unter Hunderttausenden von Online-Buchungen über Eversports, wird jede sechste Buchung zwischen 22:00 Uhr abends und 09:00 morgens getätigt. Ein wesentlicher Teil dieser Umsätze wären ohne Online-Buchungskalender verloren. Daher solltest du auf jeden Fall auf eine Software mit Online-Buchungsmöglichkeit setzen.
Tipp: Du möchtest weitere Umsätze generieren auch wenn dein Studio geschlossen ist? Dann ist die Online-Videothek von Eversports vielleicht das Richtige für dich. Denn damit können deine Kunden jederzeit aktiv werden, wenn die Motivation am größten ist. Die Videos können einfach je nach Nachfrage erworben und direkt angesehen werden.
Und auch tagsüber sind Online-Buchungen eine hilfreiche Ergänzung zusätzlich zur Möglichkeit telefonisch oder auf Social Media anzufragen. Denn im Gegensatz zur Telefonleitung, kann ein Online-Buchungssystem weder belegt noch unbesetzt sein. Außerdem spart es Zeit und Nerven. Denn Studiobetreiber müssen nicht ständig erreichbar sein.
Online-Zahlung mit den gängigen Zahlmethoden
Hand in Hand mit der Möglichkeit der Online-Buchung geht natürlich auch die Online-Zahlung. Die Zahlen unserer Datenbanken belegen, dass Kunden zu 61% seltener stornieren, wenn sie vorab online bezahlen. Außerdem ist Online-Zahlung für deine Kunden unglaublich bequem, wenn dein Sport Online-Buchungssystem über die gängigen Zahlmethoden wie Kreditkarte, PayPal, SEPA oder Google und Apple Pay verfügt.
Hier findest du weitere Infos über die Vorteile der Online-Buchung.
Mehr Transparenz dank einem online einsehbarem Buchungskalender
Für deine Kunden bedeutet ein Buchungskalender auf deiner Webseite eine erhöhte Transparenz, da sie auf einen Blick sehen können, wann etwas frei ist. Das ist gerade für Gruppen wichtig, die sich untereinander auf eine passende Zeit verständigen wollen.
Oft führen die dauerhafte Erreichbarkeit eines Freizeit- oder Sportangebotes und die Transparenz bei den freien Zeiten zu einer höheren Auslastung der Anbieter.
Die Praxis zeigt außerdem: Die Entlastung der telefonischen Kundenverwaltung durch eine Kundenmanagement-Software gibt dir und deinen Service-Mitarbeitern, Trainern oder Lehrern mehr Zeit für Kunden vor Ort.
Die Vorteile eines Sport Online-Buchungssystems zusammengefasst:
- Ein Buchungssytem spart Zeit und Nerven.
- Erhöhrt die Kundenzufriedenheit durch mehr Kontaktzeit vor Ort.
- Online-Buchung und -Zahlung ist jederzeit 24/7 möglich.
- Die Möglichkeiten mit einem System führen zu einer besser Auslastung.
6 Sportanbieter über die Vorteile eines Online-Buchungssystems
Wir wollten von unseren Partnern wissen, welche Erfahrungen sie nach der Einführung des Eversports Online-Buchungssystem gemacht haben. Wir haben mit mehreren Betreibern von Sportanlagen und Studios gesprochen und wollten wissen, ob die Software ihre Arbeit erleichtert. Und das sind die Antworten:
Es ist einerseits eine Registrierkasse und andererseits eine Verwaltungssoftware – beides aus einer Hand! Das ist für mich als Studiobesitzerin essentiell. Das System ist unkompliziert und funktioniert intuitiv, somit muss ich nicht alle meine Mitarbeiter einschulen und dauernd da sein!
Doktor Yoga – Viktoria Ecker, Studiobesitzerin
Mir war von Anfang an klar, dass ich eine Buchungssoftware benötige. Einerseits um meinen Kunden entgegenzukommen. Andererseits legen wir sehr viel Wert darauf begrenzte Teilnehmerzahlen zu haben, mit dem System kann ich diese ganz einfach beschränken.
Rising High – Birgit Prinz, Studiobesitzerin
Unsere Kunden nehmen die neue Möglichkeit Plätze zu buchen super an – das bedeutet nicht nur einen besseren Service für die Spieler, sondern auch eine höhere Auslastung für uns. Es kommen nach und nach SpielerInnen auf unsere Anlage, die ich zuvor noch nie gesehen habe.
Tennis Witthöft – Kai Witthöft, Geschäftsführer
Alle Funktionen, die ich als Administrator brauche, sind einfach und mit einem Klick zu bewältigen. Auch die Rückmeldungen der Mitglieder und Gäste, die über das Online-Buchungstool buchen, sind nur positiv.
Union Trendsportzentrum – Christoph Krenn, Geschäftsführer
Die größte Zeitersparnis für unser Studio ist einerseits der Check-In Prozess, der direkt mit der Registrierkassa verbunden ist. Und andererseits, die Möglichkeit die Daten direkt zu exportieren und an den Steuerberater zu schicken.
Ananya – Roland Pöschl, Yogastudiobesitzer
Für mich ist jeder Klick zu viel, das ist bei Eversports sehr einfach gestaltet. Ich kann beispielsweise eine Buchung direkt mit einem Mausklick verschieben. Es sind die einfachen Arbeitsschritte, die mir das Leben erleichtern.
Soccerdome – Gerhard Badhofer, Geschäftsführer
2. Diese Funktionen eines Sport Online-Buchungssystems sparen dir wirklich Zeit!
Neben Online-Buchung bieten viele digitale Verwaltungs-Lösungen weitere Funktionen, die dich beim Management deiner Anlage unterstützen. Vor allem Übersichten machen dir das Leben leichter.
Vereinfachte Buchhaltung
Buchhaltungs-Funktionen sind dazu da, den Überblick über deine Zahlen zu behalten. Gute Accounting-Lösungen zeichnen sich durch ihre Flexibilität aus. Du kannst dir per Knopfdruck z.B. Berichte über bestimmte Zeiträume ansehen und für deine Akten oder den Steuerberater ausdrucken. Das erspart dir viel Zeit bei der Buchführung.
Mehr Infos zu den praktischen Finanz-Tools des Eversports Manager findest du hier.
Buchungskalender oder Buchungsliste
Hier bekommst du übersichtlich alle anstehenden oder vergangenen Buchungen dargestellt. In Buchungskalendern kannst du auf den ersten Blick sehen, welche Kurse oder Buchungen heute oder in den kommenden Tagen anstehen und direkt neue Buchungen anlegen.
Im Eversports Manager kannst du außerdem auch Buchungen von externen Plattformen sehen, wie myclubs, Gympass oder Classpass.
Kunden- und Gruppenverwaltung
Genau wie deine Zahlen, solltest du auch deine Kunden immer im Überblick behalten. Daher solltest du Wert auf eine Kundenverwaltung legen, in der du sowohl Kundengruppen, als auch einzelne Sportler bzw. Schüler schnell finden und bearbeiten kannst. Gruppen sind vielfältig einsetzbar, z.B. um bestimmten Personen Sonderkonditionen zu gewähren oder damit Mitarbeiter nur Zugriff auf bestimmte Teile deiner Verwaltung haben.
Beim Check-In vor deinem Kurs sieht das Empfangspersonal oder die Person, die den Check-In betreut, direkt ob der Kunde schon öfter in deinem Studio oder auf deiner Anlage war oder neu ist. So weißt du immer, wie du deine Kunden begrüßen musst.
Mit den integrierten Marketing-Funktionen des Eversports Managers kannst du außerdem deine Marketingaktionen optimieren und genau auf deine Bedürfnisse anpassen.
3. Online-Buchungssystem: So klappt eine reibungslose Integration in deinem Sport Studio
Die Buchungs- bzw. Verwaltungssoftware, für die du dich entscheidest, sollte sich möglichst reibungslos in deinen Geschäftsalltag integrieren lassen. Dabei sind einige Dinge zu bedenken.
Der Kennenlern-Prozess
Es ist von großem Vorteil, wenn der Anbieter des Online-Buchungssystems dich und deine Mitarbeiter schult. So ersparst du dir komplizierte Handbücher oder mühsame Tutorials, kannst direkt deinen Anwendungsfall durchspielen und offene Fragen klären. Solch eine Vorführung muss gar nicht immer beim Anbieter oder bei dir vor Ort geschehen. Wenn räumliche Distanz und Zeit es nicht anders zulassen, können Schulungen ebenso gut über ein Webinar oder hilfreiche Einführungsvideos geschehen. Frage daher vor Vertragsabschluss, ob dein potentieller neuer Partner für das Buchungssystem solche Einführungsprozesse überhaupt anbietet.
Einführung und Kommunikation an deine Kunden
Bevor es losgeht, müssen möglicherweise auch deine bestehenden Kundendaten in die neue Software integriert werden. Für dich ist es wichtig zu wissen, wie das funktioniert und ob dich der neue Anbieter dabei unterstützen kann. Aus unserer Erfahrung wissen wir, dass es wirklich wichtig ist, Kunden zum Start der Zusammenarbeit mit einem neuen Anbieter per E-Mail zu informieren. Tatsächlich ist es so, dass dreimal so viele Sportler direkt online buchen, wenn die Kommunikation gut ausgeführt ist, wie wenn das Buchungssystem still und heimlich integriert wird.
Ideal wäre es also, wenn deine neue Verwaltungssoftware gleich eine E-Mail-Funktion für solche Marketingzwecke mit an Bord hat. Noch einmal erhöhen lässt sich diese Quote, wenn mit der Einladung zusätzliche Anreize verbunden sind, wie ein Rabattcode für die erste Buchung. Marketing-Materialien wie Poster, Flyer und Displays sind weitere Puzzlestücke für einen raschen Erfolg deines neuen Online-Buchungssystems.
Einbettung in deine bestehende Website
Bei der Entscheidung für einen Anbieter ist es außerdem empfehlenswert, dass sich die Online-Buchung möglichst unkompliziert direkt in deine bestehende Website einbetten lässt. So entfallen bei der Einbindung wesentliche Kosten für eine Neugestaltung oder Umprogrammierung deiner Webseite. Im Idealfall lässt sich ein Buchungskalender mit wenigen Klicks an dein eigenes Design anpassen. So haben die Sportler nicht das Gefühl, dein Internet-Angebot zum Buchen verlassen zu müssen.
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Bei der Auswahl eines Online-Buchungssystems gibt es Vieles zu beachten. Doch je besser du die Abläufe in deinem Betrieb kennst, desto einfacher wird es dir fallen, wichtige Auswahlkriterien festzulegen. Wenn du einen Überblick hast, was du suchst, finde heraus, welches System dir am besten gefällt, indem du dir die Software-Lösungen zeigen lässt.
Darin erfährst du, warum du von einem angeschlossenen Marktplatz ohne Risiko profitieren kannst, was es mit der Registrierkassenpflicht auf sich hat und welchen Einfluss Online-Bezahlung auf deinen Erfolg haben kann.
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