Passer au logiciel Eversports Manager
Avant de changer votre logiciel actuel ou d’utiliser pour la première fois un logiciel de gestion, vous devriez prendre 1 à 2 semaines de préparation pour comparer des offres et sauvegarder vos données client actuelles. La durée d’installation effective du logiciel Eversports n’est alors que de 4 à 6 heures, d’après notre expérience. Ce délai dépend bien sûr de la taille de votre studio.
Nous vous conseillons de convenir d’un rendez-vous individuel avec notre équipe afin de pouvoir répondre à toutes vos questions au préalable.
Il est judicieux de lancer le projet lorsque votre activité est assez calme, par exemple avant ou pendant la période des vacances d’été. Si vous avez opté pour Eversports Manager, la transition est très rapide de notre côté.
Pendant tout le processus, vous ne serez jamais seul.e ! Vous serez toujours en contact avec la personne qui vous aura donné la démo, ainsi que l’équipe du support. Vous bénéficiez d’une assistance en continu, sous la forme d’articles et vidéos du centre d’aide et d’un support par chat, e-mail et réunions en visio.
Vous recevrez des vidéos explicatives vous permettant de commencer les premières étapes de la mise en place du logiciel. Si vous avez des questions, vous pouvez prendre un rendez-vous avec notre équipe.
Voici les 7 étapes pour un passage à Eversports réussi :
1. Saisissez vos données de base
2. Créez vos offres
Dans votre compte Eversports Manager, vous pouvez facilement créer vos offres en y ajoutant des prix et des explications. Les offres comprennent : des carnets/packs (paiements uniques), des abonnements (paiements récurrents), des cours d’essai, des cours à l’unité, des tickets pour des ateliers ou des événements, etc.
Demandez-vous au préalable quels tarifs vous souhaitez proposer et créez-les de préférence tous ensemble afin de pouvoir les connecter à votre planning à une étape suivante.
3. Gérez vos client.es
Il existe trois façons simples pour transférer les données client dans Eversports Manager :
1. Import avec un fichier CSV
Cette variante est la plus adaptée si vous souhaitez transférer des client.es existant.es. Le moyen le plus facile est de nous envoyer un fichier CSV (par exemple depuis Excel) avec les données de vos clients et nous nous chargerons de l’importation gratuitement.
Une fois que c’est fait, vous pouvez inviter tous vos client.es à rejoindre Eversports. Vous trouverez ici un exemple d’e-mail d’invitation. Les client.es doivent seulement définir un mot de passe pour activer leur compte et effectuer leurs réservations. Aucune autre étape n’est nécessaire.
2. Créer manuellement de nouveaux.elles client.es
Vous pouvez aussi créer des client.es manuellement en saisissant au minimum leur nom, prénom et adresse e-mail.
3. Les nouveaux client.es s’inscrivent par eux.elles-mêmes
Les nouveaux client.es ou client.es existant.es que vous n’aurez pas importés pourront créer leur compte via votre site web, le site Eversports ou l’application. Ils.Elles peuvent saisir eux.elles-mêmes leurs données lors de la réservation et apparaîtront automatiquement dans votre base de clients après leur premier achat ou réservation dans votre studio.
Vous trouverez ici une explication détaillée des trois processus.
4. Mettez en place votre planning
Ensuite, prenez suffisamment de temps pour configurer votre planning. Dans une étape précédente, vous avez déjà créé et défini vos offres.
Vous pouvez facilement créer des cours en présentiel ou des cours en ligne et y ajouter un lien. Le lien vers le cours en ligne est disponible 15 minutes avant le début du cours sur le compte Eversports des client.es. Il est également possible de proposer des cours hybrides, c’est-à-dire qu’ils ont lieu à la fois en présentiel et en ligne.
Si vous souhaitez proposer à vos client.es une vidéothèque avec toutes les vidéos en ligne, vous pouvez également le faire dans Eversports Manager. Cela s’avère particulièrement utile si vous avez déjà enregistré de nombreux cours en ligne ou des vidéos à la demande.
5. Gérez facilement vos réservations en ligne
Avec Eversports Manager, vous pouvez aisément gérer les réservations en ligne. Nous vous expliquons ici comment cela fonctionne.
L’avantage est que vos client.es peuvent facilement réserver et payer en ligne, sans que vous ayez à faire quoi que ce soit.
La réservation en ligne est effectuée via notre prestataire de paiement Stripe. Ensuite, les paiements seront transférés chaque semaine ou chaque mois sur votre compte bancaire.
- Google Pay
- Apple Pay
- Carte de crédit
6. Intégrez vos offres à votre site web
Planning
Vous pouvez facilement intégrer votre planning sur votre site web à l’aide d’un widget. Il y a deux possibilités pour cela :
- Lien externe vers un nouvel onglet
Vous pouvez copier votre lien widget derrière un bouton (exemple: “Réservations”). Lorsque quelqu’un clique sur ce bouton, une nouvelle page vers le planning s’ouvre automatiquement.
- Lien interne
Vous pouvez aussi intégrer le planning directement sur votre site web. Grâce au lien widget, c’est très simple. Vous trouverez les instructions détaillées ici.
Ateliers, cours
Par ailleurs, vous pouvez intégrer certaines sous-pages (ateliers, cours, etc.) et y créer un lien vers les différentes offres d’ateliers, par exemple. Chaque atelier, stage, retraite ou formation dispose alors de son propre lien qui peut être inséré individuellement dans le site web pour une réservation directe. Pour cela, vous n’avez besoin que de votre lien widget et du code que vous trouverez ici. Nous pourrons bien-sûr vous aider dans cette étape !
Tarifs
Vous pouvez également intégrer vos tarifs sur votre site web. Le processus d’intégration fonctionne de la même manière que pour votre planning. Vous copiez votre lien widget puis vous l’insérez sur votre site web. Vous trouverez ici toutes les informations nécessaires.
7. Communiquez avec vos client.es
Votre checklist pour finir
- Paramètres
- Profil : ajoutez vos photos de profil.
- Widget : intégrez votre widget sur le site.
- Données de base : remplissez toutes les informations nécessaires.
- Produits
- Offres/abonnements : vérifiez que vos tarifs (carnets, abonnements, packs, cours à l’unité etc.) soient liés aux bonnes activités, sinon vos client.es ne pourront pas réserver.
- Offres/abonnements : vérifiez que vos tarifs (carnets, abonnements, packs, cours à l’unité etc.) soient liés aux bonnes activités, sinon vos client.es ne pourront pas réserver.
- Activités
- Gestion : veillez à ce que l’aperçu de vos activités soit propre et clair.
- Gestion : veillez à ce que l’aperçu de vos activités soit propre et clair.
- Portefeuille virtuel
- Assurez-vous d’avoir activé votre portefeuille virtuel pour les paiements en ligne.
- Assurez-vous d’avoir activé votre portefeuille virtuel pour les paiements en ligne.
- Client.es
- Invitez vos client.es pour qu’ils puissent activer leur compte Eversports.
Ce que disent nos client.es après leur passage à Eversports
Depuis que je suis passée de Fitogram à Eversports, je gagne beaucoup de temps sur la comptabilité. Avec Fitogram, je passais des heures à comptabiliser les tickets individuels, que j'économise maintenant complètement avec Eversports. De plus, le support est rapide et fiable. L'équipe trouve toujours une solution.
Nous sommes passés de Fitogram à Eversports car le support d'Eversports est vraiment toujours disponible et compétent. L'équipe prend le temps de nous conseiller et de nous aider à prendre des décisions importantes.
