11 preguntas y respuestas importantes para los estudios sobre RGPD

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) es un tema muy importante que en Eversports nos tomamos muy en serio. Nuestro objetivo es apoyar de la mejor manera posible a todos los estudios europeos y prepararlos para su aplicación. Organizamos seminarios en línea, contamos con artículos en nuestro blog y proporcionamos asistencia, independientemente de si utilizas nuestro software como si no. Hoy os presentamos y respondemos a las 11 preguntas más importantes para los estudios sobre RGPD.

Las 11 preguntas y respuestas más importantes sobre RGPD para los propietarios de estudios

1. ¿También tenemos que obtener una nueva declaración de protección de datos de los clientes actuales a partir del 25 de mayo de 2018?

Si todavía no dispones de una normativa de protección de datos, sino solo de condiciones generales, te recomendamos crear tu propia normativa de protección de datos para tu estudio como consecuencia de la normativa de protección de datos de la UE. Si utilizas Eversports Studio Manager como software, te ayudaremos con una plantilla que te proporcionará nuestro equipo de soporte. Si ya has recopilado tus datos de acuerdo con las normas RGPD, no es necesario realizar una nueva consulta.

2. ¿Durante cuánto tiempo se pueden almacenar los datos?

No hay una única respuesta correcta a la pregunta. Lo importante es demostrar que la documentación sobre el almacenamiento de estos datos esté completa y razonada. Lo esencial es que la dirección tome una decisión interna sobre cuánto tiempo y por qué motivo deben conservarse los datos. Lo mejor es crear una lista de Excel en la que apuntes todas las decisiones relativas a la protección de datos, incluyendo una breve justificación y la fecha correspondiente. En caso de una auditoría, podrás mostrar esta documentación

3. ¿Qué significa la eliminación a tiempo de los datos?

Los datos solo se conservarán si sigue sin cumplirse el objetivo del almacenamiento. Ejemplo: Una vez completada la solicitud de trabajo, deben eliminarse los datos del candidato.

4. ¿Cómo procedo con una solicitud de eliminación?

Desde mayo de 2018, los clientes tienen derecho a que se eliminen sus datos. En este caso, los clientes deben eliminarse irrevocablemente. Esto se aplica no solo a los datos del cliente en el software, sino también a los datos personales del cliente que estén almacenados de forma local en listas de Excel. No basta con archivar los datos. Básicamente, dispones de 30 días para completar la solicitud de eliminación. Sin embargo, los datos que necesites por motivos legales (por ejemplo, por el periodo de conservación de las facturas) solo deberán eliminarse una vez transcurridos los periodos legales relevantes.

5. ¿Se pueden utilizar SMS y Facebook Messenger con fines comerciales?

Los servicios de mensajería podrán utilizarse con fines comerciales únicamente con el consentimiento del cliente.

6. ¿Es necesario obtener el consentimiento del cliente para almacenar los datos médicos? 

Para muchos estudios es importante almacenar datos relacionados con la salud (por ejemplo, embarazos, lesiones actuales, etc.) sobre los clientes, puesto que estos datos son necesarios para una atención óptima. En principio, los datos médicos son una categoría de datos personales sensibles. Por lo tanto, es importante obtener el consentimiento apropiado del cliente. También deberías asegurarte de almacenar estos datos únicamente en un software compatible con el RGPD y que disponga de un acuerdo de tratamiento de datos.

7. ¿Qué sucede con las listas de boletines de noticias creadas antes del RGPD? ¿Se pueden seguir utilizando?

Si los datos se han recopilado legalmente, pueden seguir utilizándose. Es importante que documentes el motivo por el que las anteriores inscripciones al boletín de noticias son legales y anotar en la lista de Excel el resto de decisiones de la dirección relativas a la protección de datos.

8. ¿Qué sucede con los datos del cliente almacenados como copia de seguridad en una Time Machine o en un disco duro externo?

En caso de que se solicite su eliminación, los datos del cliente deberán borrarse de las copias de seguridad si es posible. Si el acceso cuenta con una barrera (como una caja fuerte, por ejemplo), no es absolutamente necesario eliminar los datos de una copia de seguridad.

9. ¿Deben verificarse los datos in situ?

No es obligatorio realizar una verificación. De ser posible, debería realizarse una inspección visual in situ para evitar el almacenamiento de documentos de identidad. Sin embargo, en caso de que fuera necesario realizar una verificación, se requerirá el consentimiento para el almacenamiento de una copia del documento de identidad o de documentos similares.

10. ¿Es necesario celebrar también un contrato de tratamiento de datos con el banco? 

Muchos clientes de Eversports utilizan la domiciliación bancaria SEPA para el pago y de esta forma se transfieren los datos de los clientes al banco. Por lo tanto, también debe obtenerse una declaración sobre el tratamiento de datos. En este caso, sin embargo, suponemos que los bancos también cumplen los requisitos del RGPD y han informado a sus clientes en consecuencia.

11. ¿Qué hay que tener en cuenta a la hora de elegir el software adecuado?

Debes asegurarte de almacenar todos los datos personales en un software que cumpla con el Reglamento de Protección de Datos de la UE. También es recomendable que los datos de tu software se almacenen en servidores de la UE. Antes de decidirte por una solución de software, deberías asegurarte de que cuente con un contrato de tratamiento de datos.

RGPD y el software Eversports

Para Eversports Manager, la seguridad y la privacidad son temas básicos. Por lo tanto, si eliges el Eversports Manager para administrar tu centro, estarás caminando sobre seguro en cuanto al RGPD.
Nosotros no podemos ni queremos determinar si otros sistemas de software aplican el Reglamento General de Protección de Datos y en qué medida. También puedes descargar en cualquier momento nuestro software que cumple con el RGPD gratis y sin compromiso.