Mit diesen 8 Schritten wird dein Studio noch erfolgreicher

Learnings from successful studios

Als Studiobesitzer bist du meist nicht nur Experte für ein bestimmtes Fitnesstraining oder einem Gebiet der Yogalehre, zusätzlich solltest du auch noch knallharter Geschäftsmann oder knallharte Geschäftsfrau sein. 

Genau deshalb gibt es verschiedene Methoden, Werkzeuge und Menschen, die dir dabei helfen mit dieser Herausforderung umzugehen. Als Produkt Manager bei Eversports bin ich ständig in engem Kontakt mit Fitness-, Pilates- oder Yoga-Studios in ganz Europa. Lösungen für diese Studiobesitzer zu finden, ist genau das, was mich tagtäglich antreibt. Aufgrund dessen teile ich in diesem Ratgeber mit dir meine Erfahrung, die ich über die letzten 7 Jahre gesammelt habe. Daraus sind 8 Tipps entstanden, die ich sehr ausführlich beschreiben werde. Solltest du nicht so viel Zeit haben, kannst du auch direkt zur Zusammenfassung gehen.

Yoga Studio Lenok

1. Fang klein an

Bis heute habe ich über 150 Studios im Bereich Fitness, Sport und achtsamer Bewegung besucht. Der erste Eindruck beim Betreten der Einrichtungen war dabei immer der entscheidende für mich. Kurz gesagt, ich finde nicht die Größe eines Studios spielt eine Rolle, sondern vielmehr die Atmosphäre und die Emotionen, die beim Hineingehen erzeugt werden. Deshalb lege unbedingt Wert darauf, dass dein Studio über ein stimmiges Konzept verfügt genauso wie sich ein roter Faden erkennen lässt.

Bei den zahlreichen Gesprächen mit Studiobesitzern, wollte ich auch immer wissen, welchen Tipp sie Neugründern eines Studios mit auf den Weg geben würden. Folglich bekam ich in den meisten Fällen die gleiche Antwort: Starte dein Studio klein und einfach. Das gilt vor allem für die folgenden zwei Bereiche:

Halte deine Fixkosten gering

Je größer dein Studio, desto mehr musst du für Möbel, Dekoration und Instandhaltung einkalkulieren. Ein kleineres Studio hingegen bedeutet weniger Kosten für Miete und Einrichtung. Demzufolge hast du mehr Freiheit in deinem täglichen Leben, das nimmt dir außerdem ein wenig Last von den Schultern. Abgesehen davon bleibt dir am Ende auch mehr Zeit und Geld mit wenig Mitteln dein Studio entsprechend deinem Geschmack und deinem Projekt einzurichten.

Kleine Räume wirken schneller voll

Ein kleines Studio wirkt schneller voll und zudem gut besucht. Bereits bei zehn oder weniger Teilnehmern bekommt man bei einem kleinen Raum das Gefühl, dass er gut gefüllt ist. Volle Klassen sprechen sich herum und ziehen weitere Teilnehmer an. Gerade bei der Neugründung eines Studios ist Mundpropaganda die beste Werbung für dich und dein Studio und auf jeden Fall ganz kostenlos.

Yoga Studio Atmosphäre

2. Identifiziere die wichtigsten Bedürfnisse deiner Kunden

Deine Kunden sind der wichtigste Bestandteil deines Studios. Lerne sie kennen, während deiner Stunden oder bei einem Gespräch davor. So erhältst du wertvolle Informationen und kannst ihre Bedürfnisse besser verstehen und zuordnen. Konzentriere dich dann darauf den wichtigsten Bedürfnissen nachzukommen. Das heißt aber auch, dass du nicht alle Wünsche erfüllen kannst.

Doch Studiobetreiber neigen oft dazu, Kunden entgegenzukommen, um diese zufrieden zu stellen. Gerade beim Aufbau eines neuen Studios ist die Versuchung sehr groß, alles für seine Neukunden zu tun. Je nachdem kommt es dann schon einmal vor, dass Kunden mehrere Male an Kursen teilnehmen ohne die Einheit tatsächlich zu bezahlen oder erst viel später. Dieses Vorgehen wirkt zwar auf den ersten Blick sehr kundenfreundlich, jedoch kann es auch Probleme für dein Studio bewirken.

Verstehe den Wert deines Angebots

Dein Angebot ist seinen Preis wert. Schließlich hast du Expertise in dem was du tust und möglicherweise war es kein einfacher Weg bis hier her. Statt daran zu Zweifeln, sei dir im Klaren darüber und bleibe selbstbewusst für deine Klassen und Kurse Geld zu verlangen. Tust du das nicht, ist infolgedessen deinen Kunden vielleicht auch nicht klar, welchen Wert deine Stunden tatsächlich haben.

Mach keine Ausnahmen

Sobald du eine Ausnahme für einen Kunden machst, kann das ganz schnell dazu führen, dass weitere Kunden versuchen Ausnahmen herauszuschlagen. Möglicherweise versuchen sie Zahlungen hinauszögern oder zahle gar nicht. Um das zu vermeiden solltest du beispielsweise immer vor Beginn deiner Stunde das Geld von all deinen Teilnehmern einsammeln.

Sei ein gutes Vorbild

Mach dir immer bewusst, dass du als Studiobesitzer und Lehrer als Vorbild für deine Mitarbeiter und Teilnehmer dienst. Das heißt, machst du viele Ausnahmen oder bietest verschiedene Preise für unterschiedliche Kunden, bist du entsprechend ein schlechtes Vorbild für deine Mitarbeiter. Deine Mitarbeiter werden schnell merken, dass es in deinem Studio keine klaren Regeln gibt und werden deinem Beispiel folgen. Wenn du also mal eine Ausnahme machen musst, sei transparent, beziehungsweise erkläre deinen Mitarbeitern die genauen Gründe dafür.

Als Studiobesitzer und Lehrer bietest du deinen Teilnehmern eine hochwertige Leistung an, von der sie profitieren können. Deshalb stehe unbedingt zu dem Preis, den du für deine Stunden definiert hast. Bei erfolgreichen Studios konnte ich ganz deutlich erkennen, dass diesbezüglich klare Linien vorgegeben werden und Lehrer und Mitarbeiter diesen nachkommen. Auch deine Kunden werden deine Preise akzeptieren, wenn es eindeutige Vorgaben gibt.

Vorbild Funktion Studio Verwaltung

3. Wähle einfache Produkte für dein Studio

Erfolgreiche Studios schaffen es, ihr Preisangebot sehr präzise und verständlich zu kommunizieren. Klingt zunächst einfach, jedoch ist es wichtig, dabei einige Faktoren zu beachten. Viele potenzielle Kunden haben bei ihrer Suche nach einem passendem Studio eine eher kurze Aufmerksamkeitsspanne und sehen sich häufig mehrere Angebote gleichzeitig an. Du hast also nur wenig Zeit, ihr Interesse zu gewinnen. Deshalb solltest du darauf achten, deine Produkte und Preise einfach und klar zu definieren, damit Kunden diese ganz leicht verstehen können.

Gestalte eine verständliche Preisübersicht

Beim ersten Blick auf dein Angebot sollten deine Kunden schon einen guten Überblick über deine Produkte und Preise erhalten. Im Beispiel unterhalb lassen sich schnell drei Modelle erkennen: Schnupperstunden, reguläre Tickets und unlimitierte Teilnahme an Stunden. Mit dieser Übersicht können Kunden sofort erkennen, welche Produkte du in deinem Studio anbietest und welche verschiedenen Klassen und Mitgliedschaften es gibt. Auch Zusatzangebote, wie das Leihen einer Yogamatte, sind direkt auf den ersten Blick ersichtlich.

Preisübersicht Yoga Studio mit Software

Die folgenden Punkte helfen dir deine Preisgestaltung klar zu definieren:

Tipps zur Preisgestaltung:

  • Denke über typische Fragen nach, die deine Kunden stellen könnten und beantworte sie bereits in deiner Preisübersicht (z.B. Preise für Matte, Handtücher, Mitgliedschaften).
  • Psychologisch gesehen kommen Kunden besonders gut mit der Darstellung von drei Optionen zurecht (The Magic of Three).
  • Nutze verschiedene Farben, um deine Angebote klar unterscheidbar zu machen.
Team Work Yoga Base

4. Konzentriere dich auf deine Stärken

Sei dir im Klaren darüber, in was du wirklich gut bist und versuche in diesem Bereich an einer Spezialisierung zu arbeiten. Beginne dann über ein Angebot nachzudenken, dass einzigartig ist und dich von der Konkurrenz abhebt.

Weil du als Studiobesitzer meist keine Zeit hast dich nur auf den Unterricht zu konzentrieren, solltest du dich ganz auf deine Stärken konzentrieren und für all die anderen Dinge, wie beispielsweise Stundenplanerstellung, Studiowartung oder Buchhaltung nach Unterstützung suchen. Das können Mitarbeiter, Freelancer oder auch eine Software sein, die dir in deiner täglichen Arbeit als Studiobesitzer unter die Arme greifen.

Stell dir ein gutes Team zusammen

Du musst nicht alle Klassen und Kurse in deinem Studio selbst unterrichten. Such dir passende Mitarbeiter und Trainer für dein Studio, um dein Angebot noch vielfältiger zu gestalten. Ein tolles Team aufzubauen dauernd seine Zeit, aber es bringt viele Vorteile mit sich, denn jedes Teammitglied hat andere Stärken, die er in die gemeinsame Arbeit einbringen kann. Mit all diesen Fähigkeiten zusammen, könnt ihr euer Projekt noch erfolgreicher machen.

Suche nach Experten

Du bist zwar Experte im Training und Unterricht, aber nicht in der Buchhaltung oder im Marketing? Kein Grund zur Sorge. Dafür gibt es genug Menschen da draußen, die über diese Expertise verfügen. Meist musst du gar nicht unbedingt Geld für externe Hilfe bezahlen. Vielleicht kennst du ja schon jemanden aus der Familie oder dem Freundeskreis, die dich unterstützen können? Frag einfach Mal herum, die meisten freuen sich ihr Wissen mit dir zu teilen.

Nutze die Werkzeuge, die es schon gibt

Während dir Experten vor allem bei bestimmten Fragen oder Projekten helfen können, gibt es auch verschiedene Tools, die dir bei wiederkehrenden Aufgaben und Prozessen Arbeit abnehmen können. Je nachdem, wobei du Unterstützung benötigst, gibt es verschiedene Werkzeuge und Softwares, die du nutzen kannst. Erfahre hier mehr darüber, wie du die perfekte Software für dein Studio findest.

5. Definieren klare Regeln für Lehrer und Mitarbeiter

Sobald du in deinem Studio Lehrer und Mitarbeiter beschäftigst, ist es wichtig auch hier auf klare Kommunikation zu achten. Undurchsichtige Regelungen, ständige Änderungen oder eine ungleiche Verteilung von Löhnen, Rechten und Pflichten können sehr schnell zu Problemen und Missverständnissen führen. Um dein Team zu stärken, achte unbedingt darauf transparente Regeln festzulegen, wie zum Beispiel einen klaren Prozess für die monatliche Gehaltsabrechnung. Bei erfolgreichen Studios ist mir aufgefallen, dass alle Lehrer und Mitarbeiter immer genau über die Regelungen Bescheid wissen und genau einschätzen können, was erlaubt ist und was nicht. 

Um Studios in diesem Belangen zu unterstützen und ihre Prozesse übersichtlich zu halten, haben wir eine Software entwickelt, die Rollen und Aufgaben klar definiert und so dem Aufkommen von Missverständnissen entgegenkommt. Nach zahlreichen Gesprächen und Praxiserfahrungen erfolgreicher Studiobetreiber, haben wir drei Rollen für die Studioverwaltung festgelegt: Administrator, Mitarbeiter und Extern.

Uns ist bewusst, dass es Software Systeme für Studios gibt, die eine hochkomplexe Rechteverwaltung anbieten. MindBody bietet über 200 Rechte-Optionen an, die man pro Mitarbeiter individuell aktivieren oder deaktivieren kann. Aber wie sollst du dabei noch nachvollziehen können, welche Rechte du welchem Mitarbeiter gegeben hast? Selbst erfahrenen Software-Nutzern ist hier oftmals unklar, welche Auswirkungen gewisse Optionen haben können.

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6. Automatisiere wiederkehrende Aufgaben

Gerade zu Beginn deiner Studiogründung musst du viele Aufgaben manuell ausführen. Sobald du merkst, dass sich die Aufgaben regelmäßig wiederholen und der Ablauf dieser Arbeiten immer ähnlich ist, macht es Sinn einen Prozess für diese aufzusetzen und sie zu automatisieren.

Änderungen im Stundenplan

Kennst du diese Situation? Einer deiner Trainer wird krank und du musst dessen Stunde absagen und die Teilnehmer über die Änderung informieren. Du sagst den Teilnehmern per Telefon, Email oder Social Media für die geplante Stunde ab und musst zusätzlich auch deinen Stundenplan manuell anpassen, damit nicht noch mehr Interessenten sich für die Stunde eintragen. Mit einer Software kannst du den Lehrer der geplanten Stunde ganz einfach verändern oder absagen und zusätzlich werden alle deine Teilnehmer direkt darüber informiert. Außerdem wird die Änderung auch in deinem Stundenplan beispielsweise auf deiner Website angezeigt.

Gib deinem Steuerberater Zugriff auf deine Daten

Falls du einen Buchhalter für dein Studio beschäftigst, weißt du, dass er viele Informationen von dir benötigt, um seinen Job richtig auszuführen. All diese Daten zusammen zu sammeln kann dich monatlich ganz schön viel Zeit benötigen. Deshalb kannst du beispielsweise in einer Software wie Eversports Manager auch deinem Steuerberater einen Account anlegen. So kann er sich alle benötigten Daten direkt selbst herunterladen. Das spart dir und deinem Steuerberater viel Zeit und Geld.

Hot Yoga Wien - die Vorteile einer Yoga Software

7. Finde eine geeignete Software
für dein Studio

Wir sind alle einzigartig und das ist auch gut so. Das ist aber auch der Grund dafür, dass manche Menschen gerne ein Fitnesstraining besuchen und andere gerne mehr Achtsamkeit beim Yoga praktizieren möchten. Deshalb kannst du nie allen Menschen mit deinem Angebot gerecht werden, aber du kannst dich auf die Bedürfnisse deiner tatsächlichen Zielgruppe konzentrieren. Zum Beispiel gibt es Menschen, die einen persönlichen Check-In vor deiner Stunde vorziehen und sich kurz mit dir unterhalten möchten. Während hingegen andere lieber schnell und unkompliziert am Training teilnehmen möchten und dafür die Online-Buchung und -Bezahlung bevorzugen. Mit einer guten Software kannst du all diesen Wünschen nachkommen.

Mittlerweile gibt es verschiedene Tools und Softwares, die dir bei deiner Verwaltungsarbeit helfen. Um nicht von dem riesigen Angebot überfordert zu werden, solltest du auf diese drei Kriterien achten:

Ein komfortabler Check-In

Egal, wie deine Kunden deine Stunden buchen, ein persönlicher Check-In ist immer ein wichtiges Element zur Kundenbindung. Sobald deine Kunden dein Studio betreten, möchten sie abschalten und ihren täglichen Stress loslassen. Wenn man sich dann erstmal in eine Schlange stellen muss, um teilnehmen zu können, hilft das natürlich nicht gerade beim Abschalten. Mit einer Software wie Eversports Manager, kannst du deine Teilnehmer selbst einchecken lassen. So sorgst du für mehr Komfort vor deinen Stunden und hast mehr Zeit für ein kurzes Gespräch mit dem ein oder anderen.

Online-Buchung und -Bezahlung

Viele Menschen sitzen am Abend daheim und nehmen sich für die nächsten Tagen und Wochen vor aktiver zu werden. Somit ist das genau der Zeitpunkt, an dem potentielle Kunden nach Aktivitäten suchen und so auch auf dein Studio aufmerksam werden. Damit du auch diese Menschen erreichen kannst, müsstest du 24/7 telefonisch erreichbar sein. Mit einem Online-Buchungssystem können deine Stunden zu jeder Zeit und von überall gebucht werden ohne, dass es dich deine Freizeit oder deinen Schlaf kostet.

Die Handynutzung steigt kontinuierlich an

Immer Menschen verbringen sehr viel Zeit an ihren Smartphones, für viele ist es sogar das erste, mit dem sie am Morgen in Berührung kommen. Weil die Nutzung immer intensiver wird, steckt darin auch viel Potential für dich als Studiobesitzer. Suche dir ein Tool, mit dem deine Kunden auch über ihr Smartphone deine Stunden buchen können.

Yoga Studio Verwwaltung

8. Hör nie auf zu lernen

Neben all den Informationen, die ich zuvor mit dir geteilt habe, ist eine Sache aber unumgänglich: lebenslanges Lernen. Erfolgreiche Studios sind immer offen gegenüber Veränderungen und neuen Learnings, die sie selbst implementieren können. Denn nichts verändert sich, wenn du selbst nichts änderst. Deswegen versuche immer ein offenes Ohr für deine Kunden zu haben und gehe mit offenen Augen durch die Welt. Oder nehme an Events oder Workshops in deiner Branche teil, dort kannst du Gleichgesinnte treffen und dich mit ihnen austauschen. Dieser Austausch hilft dir dabei neue Perspektiven und Kenntnisse zu erwerben und über dich und dein Studio zu reflektieren.

Hier sind ein paar Tricks, mit denen dir das kontinuierliche Lernen noch leichter fallen wird:

Mach dir Notizen

Sich immer alles zu merken, ist nahezu unmöglich. Deshalb schreibe dir Dinge auf, die wichtig für dein Studio sind. Beispielsweise, wenn dir ein Kunde Feedback gibt oder wenn dir selbst bestimmte Dinge in deinem Studio auffallen, die du gerne ändern möchtest. Geeignete Werkzeuge für deine Notizen sind Evernote oder Apple Notizen.

Hör deinen Kunden genau zu

Versuche aktiv Meinungen von deinen Kunden einzuholen. Qualitatives Feedback bekommst du sehr gut in persönlichen Gesprächen. Zusätzlich macht es jedoch auch Sinn, regelmäßig Umfragen per Mail oder Facebook auszusenden. Dafür eignen sich vor allem Tools wie Google Forms oder Typeform.

Es ist nicht nur wichtig, dass du kontinuierlich dazu lernst, sondern auch die Software, mit der du arbeitest. Wir bei Eversports möchten ein Partner für Studiobesitzer wie dich sein und dafür eine herausragende Software schaffen. Wir brennen für neue Funktionen, die Studios das Leben erleichtern und mit denen du effizienter arbeiten kannst.

Bei jeder Veröffentlichung von Funktionen sind wir auf das Feedback unserer Nutzer gespannt. Wir möchten reale Probleme lösen und versuchen deshalb immer von den Studios zu lernen. All das wäre jedoch nicht möglich, wenn wir in unserem Büro sitzen und nicht den Austausch zu Studiobesitzern suchen würden.

9. Zusammenfassung

Damit du dein Studio erfolgreich führen kannst, solltest du über Kenntnisse in verschiedenen Bereichen wie Unterrichten, Verwaltung und Marketing verfügen. Damit du nicht zu viele verschiedenen Aufgaben zur gleichen Zeit machen musst, solltest du am Anfang klein beginnen und verschiedene Dinge ausprobieren, die dir dabei helfen können.

Mit einem kleineren Studio zu beginnen heißt auch, dass du dich besser auf deine vorhandenen Kunden konzentrieren kannst. Dazu gehört auch ihnen zuzuhören und somit Angebote zu gestalten, die genau auf die Bedürfnisse deiner Kunden zugeschnitten sind. Damit deine Kunden deine Angebote leicht verstehen können, solltest du deine Preise und Produkte so einfach wie möglich gestalten.

Um Missverständnisse in deinem Team zu vermeiden, definiere klare und transparente Regelungen für all deine Mitarbeiter. Außerdem kannst du wiederkehrende Prozesse ganz einfach automatisieren, indem du dir ein Tool für die Verwaltung deines Studios anschaffst. Damit kannst du dir auch mehr Zeit für deine Kunden nehmen.

Als Lehrer oder Trainer bist du auch ein Vorbild für deine Schüler. Lebenslanges Lernen ist der Schlüssel zum Erfolg und in vielen Bereichen essentiell. Sei ein wertvolles Vorbild und bleib immer offen für neue Trends oder Trainingsmethoden und scheue keine Herausforderung. Nur so kannst du deine Fähigkeiten immer weiter verbessern und ausbauen und noch erfolgreicher sein, in dem was du tust.

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