8 Stappen die je kunt nemen om je studio succesvoller te runnen

8 stappen Fitness Studio Management

Als eigenaar van een sportstudio ben je naast expert op het gebied van sport, fitness of mindful bewegen, ook een zakenvrouw of –man. Je moet kunnen lesgeven, je team leiden, rekenen, onderhouden, ontwikkelen en tegelijkertijd het overzicht behouden van alles dat er aan de gang is in je studio, club of gym. Dit is een flinke uitdaging!

Er bestaan echter verschillende methodes, hulpmiddelen of zelfs mensen die je kunnen ondersteunen in deze uitdaging en ervoor kunnen zorgen dat je succesvoller bent in het runnen van je eigen studio. Als Chief Product Officer bij Eversports heb ik nauw contact met sportscholen, fitness-, yoga- en pilates studio’s in heel Europa. Het vinden van oplossingen voor hun problemen is iets wat mij elke dag weer motiveert, en hiervoor moet ik eerst hun problemen en behoeftes vaststellen. Door middel van deze 8 stappen wil ik graag mijn ervaringen van de afgelopen 7 jaar met je delen. Daarnaast wil ik een paar simpele trucjes delen wat betreft het beheren van jouw sportstudio op een slimme en efficiënte manier, het werven van klanten en ook het verbeteren van je klantbehoud.

Yoga Studio Management

1. Begin je studio klein

Ik heb in de laatste paar jaar al meer dan 150 sportscholen, fitness studio’s en studio’s voor mindful bewegen bezocht. De eerste indruk bij het binnenkomen vind ik altijd het belangrijkst. Het gevoel dat je krijgt bij het binnenkomen en de sfeer is veel belangrijker dan de grootte van de studio. Het is belangrijk dat het concept van je studio en het terugkerende thema duidelijk is. 

Ik heb veel gesproken met verschillende studio eigenaars, en ik heb ze natuurlijk naar tips gevraagd voor nieuwe studio eigenaars en ik kreeg eigenlijk altijd hetzelfde antwoord: Begin klein en simpel. Bij het openen van een nieuwe studie zijn er twee specifieke aspecten waar je het klein en simpel moet houden, en dat zijn de volgende:

Yoga Studio Management

Houd je vaste lasten laag

Hoe groter je studio is hoe meer van je budget je moet uitgeven aan de meubels, interieur en onderhoud. Een kleinere studio zorgt voor lagere vaste lasten, waardoor je meer financiële vrijheid krijgt. Dit zal een enorme last van je schouders halen. Met een kleinere studio kun je meer tijd en geld besteden om het precies naar jouw smaak en stijl in te richten zodat je een hoge herkenningswaarde kunt bereiken.

Kleine zalen zitten sneller vol

Een kleinere studio zit sneller en makkelijker vol. In kleinere zalen geven tien of minder deelnemers al de indruk dat je activiteiten vol zitten en dat het goed loopt. Je klanten zullen op hun beurt aan hun vrienden vertellen dat je lessen vol zitten en zo zal het als een lopend vuurtje de ronde doen. Hierdoor zullen meer mensen naar je studio komen. Vooral in het begin is mond op mond reclame de beste, gratis reclame voor je studio.

Yoga Class

2. Focus op de behoeftes van je klanten

Je klanten zijn het belangrijkste onderdeel van je studio/business. Leer ze kennen door met ze te praten, les te geven en informatie te verzamelen. Zo kun je erachter komen en begrijpen wat hun behoeftes zijn en hieraan werken. Houd echter ook in je achterhoofd dat je nooit iedereen het naar zijn zin kunt maken. Vooral bij het beginnen van een nieuwe studio is het verleidelijk om alles naar de wens van je klanten te maken. Je zult misschien zelfs gratis lessen geven, zonder dat klanten hiervoor betalen. Dit lijkt op het eerste gezicht klantvriendelijk, maar leidt tot een aantal problemen.

Begrijp de waarde van jouw diensten

Je diensten zijn de prijs waard. Wanneer je geen geld vraagt voor je diensten, onderschatten mensen vaak de waarde van dat wat je aanbiedt. Wees zelfverzekerd, vertrouw in jezelf én je diensten en durf vanaf het begin geld te vragen voor wat je aanbiedt. Anders duurt het te lang voordat je weet of mensen voor jouw diensten willen betalen.

Maak geen uitzonderingen

Het maken van een uitzondering voor een enkele klant leidt er alleen maar toe dat andere mensen ook graag willen dat er voor hen een uitzondering wordt gemaakt, waardoor je uiteindelijk een hoop klanten hebt die niet of niet genoeg betalen. Zorg ervoor dat je de betaling altijd voordat de les, training of workshop begint binnen hebt.

Wees een goed rolmodel

Wanneer je veel uitzonderingen maakt of verschillende prijzen aanhoudt voor verschillende klanten ben je een slecht rolmodel voor je team. Je werknemers zullen zien dat er geen duidelijke regels zijn en zullen je in dit patroon volgen. In het geval dat je wel uitzonderingen moet maken, zorg ervoor dat je de reden ervoor goed uitlegt.

Be a good role model in your studio

As a studio owner or teacher you provide high-quality service for your participants. Be aware of this fact! Always charge for your services and make sure to be clear and transparent with what you offer. In successful studios, I have noticed that the owners were fairly straight in this matter. The lines were clear and all teachers and employees followed them. If it is clear for everybody, also your customers will accept your terms and guidelines.

So, get rid of complex structures and give your customers a transparent range of offers.

3. Kies simpele producten en prijzen voor je studio

Succesvolle studio’s zorgen ervoor dat ze hun prijzen zeer duidelijk communiceren. Dit klinkt misschien simpel en niet heel belangrijk, maar denk eens aan de volgende aspecten. Veel mensen, wanneer ze op zoek zijn naar een geschikte sportschool, fitness- of yoga studio, bekijken vaak verschillende studio’s op hetzelfde moment. Dit betekent dat je niet veel tijd hebt om op te vallen. Zorg ervoor dat je op een simpele en duidelijke manier communiceert, zodat potentiële klanten je producten makkelijk begrijpen. De volgende punten kunnen je misschien helpen met het vereenvoudigen van je prijzen:

Maak een simpele prijstabel

Klanten moeten snel een overzicht kunnen krijgen van alle prijzen en producten die je in je studio aanbiedt. In het voorbeeld hieronder kun je in één oogopslag zien dat er drie verschillende modellen zijn: eerste bezoek, per les betalen of ongelimiteerd. Ook extra aanbiedingen, zoals het huren van een matje of handdoek zijn in de tabel te zien.

Pricing Table Yoga Management

Tips voor de tarieven van je studio

  • Vanuit een psychologisch standpunt kunnen klanten het beste drie opties kiezen (de kracht van drie).
  • Denk na over potentiële vragen die klanten zouden kunnen hebben over je tarieven en beantwoord deze al in je prijstabel (bijvoorbeeld extra kosten voor matten, handdoeken etc.).
  • Gebruik verschillende kleuren om het overzichtelijk en duidelijk te houden.
 

4. Focus op je sterke punten

Weet waar je goed in bent, focus op deze sterke punten en probeer je hierin te specialiseren. Met dit in je achterhoofd kun je nadenken over een aanbieding die zo uniek mogelijk is, zodat je opvalt en nieuwe potentiële klanten aantrekt.

Meestal kun je, als studio eigenaar, je niet 100% op lesgeven focussen, omdat er veel andere dingen zijn die je aandacht vergen. Het organiseren van alle activiteiten, de studio onderhouden of de administratie doen bijvoorbeeld. Maar je hoeft deze dingen niet allemaal zelf te doen, er bestaan verschillende methodes die je kunnen helpen focussen op je sterke punten, waardoor je deze taken kunt opgeven:

Stel een topteam samen

Je hoeft niet alle lessen en cursussen zelf te geven, zorg ervoor dat je je focust op het gebied waar je goed in bent en ga op zoek naar andere trainers en docenten waardoor je nog meer diensten kan aanbieden. Het voordeel van een team is dat elk teamlid goed is in verschillende dingen, en met al deze vaardigheden samen kun je nóg succesvoller zijn met je studio.

Team Work at Yoga Base Studio

Ga op zoek naar experts

Je hoeft geen expert te zijn in lesgeven, trainen, marketing en administratie. Er bestaan experts in al deze gebieden die je kunnen ondersteunen. Soms hoef je er niet eens voor te betalen, misschien heb je al een vriend of familielid die in één van deze vakgebieden zitten. Vraag het ze, de meeste mensen hebben er geen problemen mee om advies te geven.

Er bestaan hulpmiddelen

Naast hulp van experts kun je ook veel hebben aan de verschillende hulpmiddelen en software die gemaakt zijn om je leven makkelijker te maken. Er bestaan verschillende hulpmiddelen afhankelijk van waar je ondersteuning nodig hebt of welke taken je makkelijker wilt maken, maar er zijn ook alles-in-één oplossingen die het helemaal makkelijk voor je maken.

5. Stel duidelijke regels op voor je trainers en werknemers

Wanneer je eenmaal de perfecte mensen hebt gevonden om je team compleet te maken, zorg er dan ook voor dat je duidelijk met hen communiceert. Veel veranderingen, ongelijke salarissen of niet-transparante rechten kunnen snel leiden tot problemen of misverstanden. Om een hecht team te behouden, moet je transparant zijn als het gaat om de interne regels, zoals het definiëren van een duidelijk proces voor je het betalen van het loon. Bij succesvolle studio’s weten alle werknemers de reglementen en wat er wel en niet toegestaan is.

Om studio’s hierin te ondersteunen en zodat hun procedures duidelijk bijgehouden worden, hebben wij besloten om de hoeveelheid rechten en rollen in de studio te verminderen. Na vele gesprekken, die we gecombineerd hebben met de ervaring van succesvolle studio eigenaren, hebben we drie rollen of taken gedefinieerd, die je normaal gesproken in elke studio terugvindt: beheerder, werknemer en extern. Deze drie rollen vertegenwoordigen persoon in de studio, die normaal gesproken de volgende taken uitvoeren en verantwoordelijkheden hebben:

Bij Eversports hebben we een verschillende aanpak

Wij ondersteunen studio’s door het versimpelen en structureren van hun processen. Misschien breiden we de software een beetje uit, voegen we één of twee rollen toe, maar eenvoud zal altijd ons aandachtspunt blijven.

6. Automatiseer terugkerende taken

Als je net je studio begint is het geen slecht idee om veel van je taken handmatig te doen. Hierdoor leer je veel en kom je eventuele fouten tegen. Maar als je studio eenmaal aan het groeien is en er meer personen naar je activiteiten komen, worden je taken complexer en zullen ze meer tijd in beslag nemen. Veel van deze taken komen dagelijks of wekelijks terug, en het is dus niet meer dan logisch om deze te automatiseren.

Synchronisatie is essentieel

Als je je programma moet veranderen, omdat er bijvoorbeeld een trainer ziek is of in de file staat, is het niet nodig om dit handmatig in je kalender te veranderen of je klanten te informeren via e-mail, sociale media of telefoon. Met een goede software verander je simpelweg de trainer of cancel je de les en alle deelnemers zullen automatisch van deze verandering op de hoogte worden gebracht. De update van je programma komt ook automatisch op je kalender op je website en op de app te staan.

Geef je accountant rechten

Je accountant heeft veel informatie nodig om zijn werk te doen. Je zult hem maandelijks enorm veel informatie en data door moeten sturen zodat hij jou in jouw onderneming kan ondersteunen. Het verzamelen van deze informatie kan veel tijd in beslag nemen. Met een administratiesoftware voor je fitness studio kan je echter een extra account voor je accountant aanmaken. Zo kun je alle dossiers per account samenvoegen en kan je accountant snel en makkelijk met deze informatie werken. Zo kun je tijd én geld besparen.

Working with studio software: Hot Yoga Vienna

“De samenwerking tussen Eversports en yoga studio’s is een geweldig idee! Ik ben blij dat wij, studio zijnde, kunnen bijdragen aan in de ontwikkeling van de nieuwe software.”Raphaela, Hot Yoga

7. Kies de juiste software voor je studio

We zijn allemaal anders, en dat is juist goed. Sommige mensen doen liever mee aan een fitnessles en anderen houden juist van mindful bewegen of dans. Dit betekent simpelweg dat niet iedereen binnen je doelgroep valt, maar je moet er wel voor zorgen dat je aan hun wensen voldoet. Er zijn bijvoorbeeld klanten die van een persoonlijke check-in en een hartelijke ontvangst door jou en je werknemers houden. Anderen, bijvoorbeeld het jongere publiek, schrijven zich liever online in. Met een goede fitness studio software kun je aan beide wensen voldoen. Er bestaan al veel verschillende fitness studio software die je kunnen helpen met het beheren van je administratieve werk. Wanneer je op zoek bent naar dé perfecte tool, kun je simpelweg focussen op de volgende drie belangrijke punten:

Maak de check-in zo comfortabel mogelijk

Of je klanten nu van tevoren online boeken, of direct bij je studio, de persoonlijke check-in bij je studio blijft belangrijk. Vanaf het moment dat je studenten je studio binnenkomen, willen ze zich comfortabel voelen en hun problemen van die dag laten gaan. Een lange rij bij de check-in brengt precies het tegenovergestelde teweeg. Met Eversports Manager kan je je klanten met slechts een paar muisklikken inchecken – het is simpel en snel.

Bied online boeken en betalen aan

Wees er voor je klanten wanneer ze een dienst willen boeken. We zitten vaak thuis TV te kijken, na te denken of weer gaan sporten. Dit is het moment waarop potentiële klanten beginnen met zoeken en bereid zijn te betalen voor een dienst. Zorg ervoor dat zij je product kunnen aanschaffen wanneer ze willen en ervoor kunnen betalen met hun favoriete betalingsmethode.

Bereik je klanten via hun smartphones

Zorg ervoor dat je website compatibel is met smartphones en dat klanten vanaf hun telefoon boekingen kunnen doen. Maak je diensten altijd en overal voor je klanten beschikbaar.

8. Blijf altijd bijleren

Naast alle tips die ik hierboven beschreven heb, die ik samengesteld heb door de vele gesprekken met studio eigenaren, is de meest belangrijke de volgende: blijf altijd openstaan voor verbetering en nieuwe ideeën. Niks zal veranderen als jij niks verandert. Zorg ervoor dat je ogen en oren altijd open staan, en luister naar je klanten. Je kunt ook naar evenementen gaan waar je andere studio-eigenaren, trainers of inspirerende personen kunt ontmoeten, die je kunnen helpen om nieuwe perspectieven te vinden, of juist stil te staan bij wat je nu aan het doen bent.

Hier zijn een paar tips die je kunt gebruiken om constant te blijven leren.

Yoga Studio Software reduces workload

Maak aantekeningen

Je kunt simpelweg niet alles onthouden. Daarom moet je elke keer dat je feedback krijgt of nieuwe ideeën hebt wat betreft verbetering van je studio, aantekeningen maken. Goede programma’s om notities op te slaan op je computer zijn Evernote of Apple Notizen voor Mac.

Luister naar je klanten

Probeer om actief naar feedback betreffende je studio te vragen. Je kunt in een persoonlijk gesprek waardevolle feedback krijgen. Het kan ook nuttig zijn om regelmatig enquêtes te houden via e-mail of Facebook. Handige hulpmiddelen hiervoor zijn Google Forms of Typeform.

Bij Eversports is het ons doel om geweldige software te ontwikkelen voor fitness, sport en yoga studio’s en we zijn elke keer weer enorm enthousiast als we een nieuwe functie ontwikkelen die we toe kunnen voegen aan Eversports Manager. Telkens als we nieuwe functies lanceren kunnen we niet wachten op de feedback van onze gebruikers. Op deze manier zijn we constant aan het leren en onszelf aan het verbeteren. We vinden het belangrijk om feedback te ontvangen en bewust te zijn van eventuele problemen, zodat we snel aan een oplossing kunnen gaan werken.

Dit alles zou niet mogelijk zijn als we alleen op het kantoor zouden blijven zitten en alleen de software zouden ontwikkelen. Wij gaan daarentegen in gesprek met studio eigenaren, trainers en werknemers om hun problemen, behoeftes en wensen te begrijpen. Wij willen meer dan alleen software bieden, we willen een lange-termijn partner worden. Eversports Manager ondersteunt studio eigenaren bij het beheren van de administratie, het werven van nieuwe klanten én het behouden van de bestaande klanten.

9. Samenvatting

Om succesvol een eigen studio te runnen moet je veel dingen tegelijk kunnen: lesgeven, administratie en marketing. Om niet overweldigd te worden door te veel verschillende taken en verantwoordelijkheden, kun je het beste klein beginnen en zo veel mogelijk proberen.

Een kleinere studio betekent dat je je kunt concentreren op je klantenkring, naar hen kunt luisteren en diensten kunt aanbieden die aan hun behoeftes voldoet én die passen met je eigen sterke punten en ervaringen. Met simpele producten en prijzen is het voor je klanten makkelijker om je aanbod te begrijpen en zullen ze dus sneller een activiteit bij je boeken.

Voorkom misverstanden binnen je team en zorg ervoor dat je regels transparant en makkelijk te begrijpen zijn voor alle trainers en werknemers. Om meer tijd vrij te maken voor je klanten, automatiseer zo veel mogelijk. Een goede software kan je helpen bij het automatiseren van terugkerende taken en bij het beheren van de dagelijkse administratie.

Als leraar moet je een goed voorbeeld zijn voor je studenten. Blijven leren is de sleutel tot succes, dus blijf altijd openstaan voor nieuwe trends en uitdagingen om je kennis, lessen en je studio te verbeteren.

Neuer Call-to-Action
Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on pinterest
Share on email
Share on whatsapp