Team work

Gli 8 step fondamentali per gestire il tuo studio con maggior successo

7 Febbraio 2020

Se possiedi proprietario di un’attività sportiva, allora non sei solamente un esperto in almeno un campo specifico dello sport, del fitness o del movimento, ma sei anche persona d’affari. Devi essere in grado di insegnare, dirigere, calcolare, curare, mantenere, sviluppare e avere sempre una visione d’insieme di tutto ciò che accade nella tua palestra, nella tua scuola di danza o nel tuo studio. Si tratta di una bella sfida, vero?

Fortunatamente ci sono diversi metodi, strumenti e persone che ti aiuteranno nella tua sfida quotidiana e che ti aiuteranno ad avere più successo nella gestione della tua attività. In qualità di Chief Product Officer di Eversports sono in stretto contatto con palestre, club sportivi, studi di yoga e di pilates in tutta Europa. Trovare soluzioni per risolvere le loro difficoltà quotidiane è ciò che mi incoraggia ogni giorno ed è per questo che, prima di tutto, devo riuscire a identificare le loro esigenze e i loro problemi. In questa guida in otto passi voglio condividere con tutti i miei lettori la mia esperienza, frutto degli ultimi sette anni di duro lavoro. Inoltre, spiegherò alcuni semplici trucchi per gestire un’attività in modo più intelligente ed efficace, per attrarre più clienti e per migliorare la fidelizzazione della clientela su base giornaliera.

Managing a studio with a software

1. Iniziare con qualcosa di piccolo

Ho visitato più di 150 centri destinati allo sport, al fitness e allo yoga. La prima impressione è sempre la più importante. L’atmosfera e le sensazioni che si provano quando si entra la prima volta da qualche parte sono fondamentali. È davvero importante che la tua attività sia caratterizzata da un concetto chiaro e da un tema ricorrente, facilmente identificabili.

Nelle molte conversazioni che ho avuto con i proprietari, ho sempre chiesto se avessero eventuali consigli per coloro che vogliono aprire una nuova attività e la risposta è sempre stata la stessa: “Iniziare con qualcosa di piccolo e semplice”. Ci sono due aspetti fondamentali da tenere sotto controllo quando si apre una nuova attività:

Create an atmosphere in your studio

Tenere i costi fissi bassi

Più grande è la struttura, più soldi dovrai spendere per l’arredamento, gli interni e la manutenzione. Cominciare con qualcosa di più piccolo significa avere meno costi fissi, questo ti darà più libertà nella gestione della tua routine e ti toglierà un’enorme pressione dalle spalle. Se si ha una struttura più piccola, si può spendere più tempo e denaro per renderla adatta al proprio stile e al proprio gusto individuale, per ottenere un alto valore di riconoscimento.

Riempire le piccole stanze

Una piccola palestra può essere riempita più velocemente e più facilmente. Effettivamente se le stanze sono piccole, anche solamente dieci partecipanti possono dare l’impressione ai tuoi clienti che i tuoi corsi sono al top e tutti prenotati al 100%. I tuoi clienti racconteranno ai loro amici dei tuoi corsi popolari e diffonderanno la notizia in giro per la città. Questo attirerà ancora più persone. Soprattutto all’inizio il passaparola è la migliore pubblicità per la tua attività ed è completamente gratis!

Small rooms fill quicker in your studio

2. Concentrati sulle principali esigenze dei tuoi clienti

I tuoi clienti sono la parte più importante della tua attività. Cerca di conoscerli meglio parlando con loro, attraverso l’insegnamento e raccogliendo informazioni. È solamente così che potrai davvero capire e identificare le loro esigenze e lavorarci sopra. Ma ricordati che non potrai mai soddisfare ogni desiderio e ogni esigenza. Soprattutto quando si fonda una nuova attività, la tentazione di fare tutto il possibile per i propri clienti è forte. Alcuni novellini permettono ai loro clienti di frequentare le lezioni senza pagare o con l’intenzione di ricevere il pagamento in un secondo momento. Questo comportamento può sembrare amichevole nei confronti dei clienti e un buon modo per farsi pubblicità, ma purtroppo causa sempre alcuni problemi:

Capire il valore del tuo servizio

I tuoi servizi meritano una ricompensa. Quando non ti fai pagare, le persone tendono a non capire quanto valga l’offerta che proponi. Abbi fiducia in te stesso e nei tuoi servizi e abbi il coraggio di farti pagare fin dall’inizio. Altrimenti ci vorrà troppo tempo per scoprire se qualcuno è disposto a pagare per ciò che fai.

Non fare eccezioni

Fare un’eccezione per un cliente apre un precedente e ti assicuro che anche gli altri cercheranno di ottenere lo stesso trattamento di favore, con il risultato che un numero maggiore di clienti cercherà di rimandare i pagamenti o non pagherà affatto. Assicurati di prendere sempre i soldi prima dell’inizio della lezione, della formazione o del workshop.

Sii un buon modello 

Quando si fanno molte eccezioni o si applicano prezzi diversi a seconda della tipologia di clienti, si diventa un pessimo modello per la propria squadra. I tuoi dipendenti penseranno che non ci siano regole chiare e inevitabilmente tenderanno a comportarsi di conseguenza. Nel caso in cui sia assolutamente necessario fare delle eccezioni, assicurati di spiegarne chiaramente le ragioni a chi di dovere. In qualità di proprietario di un’attività sportiva o di semplice insegnante cerca sempre di fornire un servizio di alta qualità ai vostri partecipanti. Ricordati di farti pagare e di essere molto chiaro nell’illustrare i servizi che proponi. In tutte le attività di successo che ho avuto modo di conoscere, i proprietari sono sempre stati molto chiari con tutti. Le linee guida erano spiegate perfettamente e tutti gli insegnanti e i dipendenti le seguivano. Se tutto è chiaro, anche i tuoi clienti si comporteranno come si deve e seguiranno le condizioni che hai proposto loro senza fare troppo storie.

Be a good role model in your studioInsomma, non rendere le cose troppo complicate e proponi ai tuoi clienti una gamma di offerte trasparenti!

 

3. Scegli prodotti e prezzi semplici per la tua attività

Le attività di successo sono in grado di comunicare i loro prezzi in modo molto chiaro e preciso. Anche se questa cosa sembra banale e facilissima da fare, ecco alcuni aspetti che dovresti prendere in considerazione. Molte persone hanno una soglia di attenzione piuttosto limitata e quando cercano una palestra, un centro fitness o uno studio di yoga, spesso si recano in diversi posti prima di decidere. Questo significa che non si ha molto tempo per catturare la loro attenzione. Assicurati di comunicare in modo semplice e preciso, in modo che i potenziali clienti possano capire facilmente i tuoi prodotti.

I seguenti consigli potrebbero aiutarti a semplificare i tuoi prezzi:

Crea una semplice tabella 

I clienti dovrebbero essere in grado di ottenere rapidamente una panoramica di tutti i prezzi e i prodotti offerti nella tua attività. Nell’esempio qui sotto potrai capire con un solo rapido sguardo che ci sono tre diverse offerte: “prima volta”, “pagamento per ogni corso” o “ingresso illimitato”. Anche le offerte extra come il prestito di un tappetino o di un asciugamano sono indicate all’interno della tabella.

Software di palestra

Consigli per stabilire i prezzi

  • Pensa alle potenziali domande che i tuoi clienti potrebbero farti sui prezzi e rispondi già nella tua tabella (ad esempio i costi aggiuntivi per tappetini, asciugamani…).
  • Dal punto di vista psicologico, i clienti adorano particolarmente la possibilità di poter scegliere fra tre opzioni (la cosiddetta magia del numero tre).
  • Utilizza colori diversi per rendere il tutto visivamente chiaro.
 
 

4. Concentrati sui tuoi punti di forza

Sii consapevole di ciò in cui sei veramente bravo, concentrati sui tuoi punti di forza e cerca di specializzarti il più possibile. In questo modo potrai pensare ad un’offerta il più possibile unica per farti notare e per attirare nuovi potenziali clienti.  Nella maggior parte dei casi, in qualità di proprietario di un’attività sportiva, non puoi concentrarti completamente sull’insegnamento, perché ci sono molte altre cose che attireranno costantemente la tua attenzione. Ad esempio, l’organizzazione di tutte le tue attività, il mantenimento dello studio o la contabilità. Ma non è necessario fare tutte queste cose da soli, ci sono diversi metodi per concentrarsi sui propri punti di forza e per non essere bloccato dalle responsabilità più noiose:

Crea una grande squadra

Non devi insegnare tutto da solo, cerca di farlo dove sei veramente bravo e trova altri formatori e insegnanti per sviluppare ulteriormente i tuoi servizi dove sei meno forte. L’aspetto positivo di una squadra è che ogni membro possiede punti di forza diversi, la tua attività potrebbe avere ancora più successo grazie a questa sinergia.

Team Work at Yoga Base Studio

Cerca gli esperti

Non è necessario essere esperti nell’insegnamento, nella formazione, nel marketing e nell’amministrazione. Ci sono persone che potranno sostenerti. Spesso non dovrai nemmeno pagare per farti aiutare – quasi sicuramente conosci già un amico o un familiare esperto in ciò di cui hai bisogno. Non esitare a chiedere, la maggior parte delle persone è felice di condividere le proprie conoscenze.

Ci sono strumenti là fuori che ti aspettano

Oltre all’aiuto di esperti, è possibile utilizzare anche diversi strumenti e software che sono stati creati appositamente per renderti la vita più facile. Ovviamente ci sono diversi strumenti che si concentrano su diverse aree a seconda delle tue necessità, ma anche soluzioni tutto-in-uno per renderti la vita ancora più facile.

5. Definisci regole chiare per i tuoi insegnanti e i tuoi impiegati

Non appena avrai trovato le persone perfette per completare la tua squadra, assicurati che anche la comunicazione con loro sia chiara. Cambiamenti frequenti, salari disuguali o diritti poco trasparenti possono portare rapidamente a problemi o malintesi. Per mantenere sempre unito il tuo team, devi sempre essere trasparente e fornire regole chiare – anche il pagamento degli stipendi dev’essere ben organizzato. Nelle attività di successo tutti gli insegnanti e i dipendenti conoscono le regole e sanno ciò che è permesso e ciò che non lo è.

Dopo numerose conversazioni fatte con proprietari che hanno trovato la strada del successo, abbiamo capito che sono solamente tre i ruoli fondamentali all’interno di una palestra o di un’attività sportiva in generale: amministratore, dipendente e collaboratore esterno. Questi tre ruoli rappresentano tutte le persone di cui hai bisogno all’interno della tua squadra e ovviamente hanno compiti e responsabilità diverse.

Esistono sistemi software che sono in grado di offrire una gestione dei diritti dei dipendenti molto complessa. MindBody, ad esempio, offre più di 200 opzioni che possono essere attivate o disattivate per ogni singolo dipendente. Come potrai ricordare quali diritti hai concesso e a chi? Anche gli esperti del software non sempre sanno quali conseguenze possono avere determinate opzioni.

 

Noi di Eversports seguiamo un approccio diverso

Noi vogliamo sostenere la tua attività semplificando e strutturando i suoi processi. Potremmo anche ampliare un po’ il nostro software decidendo di aggiungere uno o due ruoli fondamentali oltre ai tre che abbiamo già individuato, ma il principio della semplicità rimarrà sempre il nostro obiettivo.


6. Automatizza i processi ricorrenti 

Non appena si crea una nuova attività, è consigliabile gestire tutto manualmente. In questo modo si impara molto, direttamente sul campo. Tuttavia, man mano che la tua palestra cresce e che sempre più persone partecipano alle tue lezioni, i tuoi compiti diventeranno più complessi e richiederanno più tempo. Poiché ci sono molti compiti che devono essere svolti pressoché quotidianamente, potrebbe avere senso preparare un processo automatizzato per guadagnare tempo prezioso.

La chiave è la sincronizzazione

Se devi apportare modifiche al tuo programma, perché un insegnante/formatore è malato o bloccato nel traffico, non è necessario modificare il calendario manualmente, chiamare i clienti per informarli e cercare di riorganizzare tutto. Se hai un ottimo software, allora è sufficiente sostituire l’insegnante della classe o cancellare la lezione – ovviamente tutti i partecipanti saranno informati di questo cambiamento. L’aggiornamento apparirà automaticamente anche sul calendario del tuo sito web e della tua applicazione. 

Dai le credenziali al tuo commercialista

Il tuo commercialista ha bisogno di molte informazioni per svolgere il suo lavoro. Ogni mese devi inviargli molti dati e numeri, in modo che possa supportarti nella tua attività. La raccolta di tutti queste informazioni può richiedere anche molto tempo. Ma con un software apposito, potrai creare un account anche per il tuo commercialista. In questo modo avrai tutti i documenti necessari raggruppati automaticamente e il tuo commercialista potrà lavorare molto bene e velocemente. In questo modo sia te che il tuo commercialista risparmierete tempo prezioso e – come ben si sa – il tempo è denaro!

Working with studio software: Hot Yoga Vienna

“La collaborazione tra Eversports e i centri di yoga è una grande idea! Sono contenta che possiamo contribuire e avere voce in capitolo nello sviluppo del nuovo software!”Raphaela, Hot Yoga Studio

7. Scegli il giusto software

Siamo tutti diversi e questo è un bene. Alcuni amano iscriversi a un corso di fitness e altri si divertono a fare movimento o a ballare. Questo significa che non tutti possono rientrare nel tuo gruppo target, ma in ogni caso devi sempre cercare di soddisfare le esigenze dei tuoi clienti. Ad esempio, alcuni apprezzano un check-in personale e una calorosa accoglienza da parte tua e dei tuoi collaboratori. Altri, soprattutto i più giovani, preferiscono la possibilità di potersi iscrivere e di poter pagare online. Con un ottimo software potete soddisfare entrambi questi desideri.

Ci sono già molti software che possono aiutarvi nella gestione del tuo lavoro amministrativo. Quando si cerca lo strumento perfetto, ci si può concentrare su tre punti fondamentali.

Possibilità di rendere il check-in confortevole

Indipendentemente dal fatto che i tuoi clienti prenotino in anticipo online o direttamente presso la tua attività, il check-in personale è molto importante. Non appena i tuoi clienti arriveranno, vogliono sentirsi a proprio agio e lasciarsi alle spalle lo stress quotidiano. Una lunga attesa rischia di creare l’effetto contrario. Grazie a Eversports Manager puoi effettuare il check-in dei tuoi clienti con pochi click – in maniera semplice e veloce.

Possibilità di iscriversi e pagare online

Quando i tuoi clienti vogliono pagare… Devi sempre essere presente. Spesso ci sediamo in casa a guardare la TV e ci viene in mente di voler diventare un po’ più attivi. Questo è il momento in cui i tuoi potenziali clienti iniziano a cercare online e sono disposti a pagare per un servizio. Permetti loro di acquistare i tuoi prodotti in qualsiasi momento e di pagarli utilizzando il metodo di pagamento che preferiscono.

Possibilità di raggiungere i tuoi clienti su cellulare

Assicurati che il tuo sito web sia il più possibile ricettivo e che le prenotazioni e gli acquisti possano essere effettuati tramite smartphone. Cerca di rendere tutti i tuoi servizi disponibili per i tuoi clienti in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo.

8. Non smettere mai di imparare

Un altro consiglio estremamente importante che ho imparato parlando con i proprietari di attività di successo è quello di mantenere una mentalità aperta all’apprendimento e al miglioramento. Non cambierà nulla se non si cambia qualcosa. Quindi cerca di tenere sempre orecchie e occhi aperti e di ascoltare attentamente i tuoi clienti. Oppure, puoi partecipare ad eventi e summit nel tuo campo professionale, dove potrai anche incontrare altri proprietari di studi, insegnanti o persone stimolanti, che ti aiuteranno ad acquisire nuove prospettive e a riflettere su ciò che stai facendo.

Ecco alcuni trucchi che puoi sfruttare per continuare a imparare!

Yoga Studio Software reduces workload

Prendi appunti

Non è umanamente possibile memorizzare tutto. Ecco perché dovresti prendere appunti ogni volta che ricevi un riscontro dai tuoi clienti o che ti viene una nuova idea per ottimizzare qualcosa. Ottimi strumenti per salvare le note sul tuo computer sono EvernoteApple Notizen per Mac.

Ascolta sempre i tuoi clienti

Prova a chiedere ai tuoi clienti un feedback sulla tua attività. È possibile ottenere un feedback qualitativo grazie a una conversazione personale. Inoltre può essere utile condurre sondaggi regolari via e-mail o Facebook. Gli strumenti adatti a questo scopo sono Google FormsTypeform.

Noi di Eversports amiamo sviluppare software eccezionali per palestre, studi di yoga e di fitness e ci entusiasmiamo molto per ogni nuova funzione che sviluppiamo e che possiamo aggiungere a Eversports Manager. Ogni volta che lanciamo nuove funzioni aspettiamo con ansia il feedback dei nostri utenti. In questo modo cerchiamo di imparare e migliorare costantemente. È importante ottenere un riscontro ed essere consapevoli dei problemi che si verificano per lavorare su una soluzione.

Tutto ciò non sarebbe possibile, se ce ne stessimo seduti nel nostro ufficio e sviluppassimo il software in silenzio. Invece usciamo e cerchiamo qualsiasi opportunità di comunicare con tutti i proprietari possibili, con gli insegnanti e i dipendenti per capire i loro problemi, le loro esigenze e i loro desideri. Vogliamo offrire qualcosa di più di un semplice software, vogliamo essere un partner a lungo termine. Eversports Manager supporta i proprietari di un’attività sportiva nella gestione dell’amministrazione, nell’acquisizione di nuovi clienti e nella fidelizzazione.

 

9. Per riassumere

Per gestire con successo la propria attività si dovrebbe essere in grado di gestire diverse cose: l’insegnamento, l’amministrazione e il marketing. Per non farsi travolgere da troppi compiti e responsabilità diverse si dovrebbe cercare di iniziare in piccolo e non esitare a provare il più possibile.

Avere una struttura più piccola significa anche potersi concentrare più facilmente sulla propria base di clienti, ascoltarli e creare servizi che soddisfino realmente le loro esigenze e che si adattino ai tuoi punti di forza e alle tue esperienze. Con prodotti e prezzi semplici i tuoi clienti possono comprendere facilmente la tua offerta e sono più propensi a seguire i tuoi corsi.

Cerca di evitare malintesi all’interno della tua squadra, assicurati di avere regole trasparenti e comprensibili per tutti gli insegnanti e i dipendenti. Per avere più tempo per i tuoi clienti, cerca di automatizzare il più possibile. Un ottimo software può aiutarti ad automatizzare le attività ricorrenti e a gestire il tuo lavoro amministrativo quotidiano. 

Come insegnante dovresti essere un buon modello per i tuoi studenti. L’apprendimento costante è la chiave del successo, quindi cerca di essere sempre aperto alle novità e pronto a considerare nuove tendenze e sfide per migliorare ulteriormente le tue abilità, le tue lezioni e la tua attività.

Guida Gratuita

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Stefan Feirer

Stefan Feirer

CPO presso Eversports e responsabile della Mission e della Strategia di prodotto, nonché di ogni Product Team. Creare un prodotto che le persone amino e che risolva problemi essenziali, è ciò che stimola Stefan a fare sempre meglio.

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