Como propietario de un estudio no sólo eres un experto en un campo específico de deportes, fitness o movimiento consciente, ¡sino que también eres un hombre o mujer de negocios! Debes ser capaz de enseñar, dirigir, calcular, mantener, desarrollar y mantener siempre una visión general de todo lo que ocurre en tu estudio, club o gimnasio. Esto puede ser todo un reto, ¿verdad?
Pero hay diferentes métodos, herramientas o incluso personas que te apoyarán en tu reto diario y te ayudarán a tener más éxito en la gestión de tu propio estudio. Como Jefe de Producto de Eversports estoy en contacto cercano con gimnasios, centros de fitness, estudios de yoga y pilates en toda Europa. Encontrar soluciones para sus retos es lo que me anima cada día y por eso necesito identificar cuáles son sus necesidades y problemas primero. En esta guía de 8 pasos quiero compartir con todos vosotros la experiencia que he obtenido durante los últimos 7 años. A la vez, explicaré algunos trucos sencillos sobre cómo gestionar tu estudio de una forma más inteligente y eficiente, cómo podrías atraer más clientes y, finalmente, cómo mejorar la retención de clientes a diario.
A lo largo de estos últimos años, he visitado más de 150 estudios en el campo de los deportes, el fitness y el movimiento consciente. La primera impresión que tengo al entrar en el lugar es para mí siempre la más importante, a lo que se le llama “el momento de la verdad”. En mi opinión, lo que hace un gran estudio no es su tamaño real, sino su atmósfera y las sensaciones que se tienen al entrar, que habla por él mismo. Es muy importante que tu estudio tenga un concepto claro y un tema recurrente que se pueda identificar fácilmente.
En muchas de las conversaciones que tuve con los propietarios de los estudios, les preguntaba sobre consejos para los nuevos fundadores de estudios y siempre recibí la misma respuesta de todos ellos: “empieza tu estudio de forma pequeña y sencilla”.
Cuanto más grande sea tu estudio, más dinero tendrás que calcular para el mobiliario, el interior y el mantenimiento. Un estudio más pequeño significa menos costes fijos, esto te dará más libertad en tu vida diaria y te quitará una enorme presión. Para un estudio más pequeño puedes gastar más tiempo y dinero en hacer que se adapte a tu estilo y gusto individual, para lograr un alto valor de reconocimiento.
Un estudio pequeño puede llenarse más rápido y fácilmente, porque en habitaciones pequeñas ya diez o menos participantes pueden dar la impresión a sus clientes de que sus actividades están completamente reservadas. Sus participantes contarán a sus amigos sobre sus clases completas y harán correr la voz sobre sus actividades más populares. Esto atraerá aún más gente a su estudio. Especialmente en el principio el boca a boca es la mejor publicidad para su estudio y totalmente gratis.
Tus clientes son la parte más importante del estudio/negocio. Conocelos hablando de tú a tú, enseñando y recogiendo información, así es cómo puedes realmente entender e identificar sus necesidades y trabajar en ello, que es lo que verdaderamente importa. Siempre ten en cuenta que no es posible cumplir cada deseo y cada necesidad, especialmente cuando se funda un nuevo estudio, la tentación de hacer todo por los clientes es fuerte. Puede suceder que dejes que tus clientes asistan a las clases sin comprar un producto o con la intención de recibir el pago más tarde. Este comportamiento puede parecer amigable para el cliente al principio, pero, simultáneamente, conduce a algunos problemas:
¡Tus servicios valen un precio! Cuando no cobramos dinero por tus servicios, la gente no se da cuenta del valor real de la oferta. Ten confianza en tí mismo y en tus servicios y atrévete a cobrar dinero desde el principio. De lo contrario, llevará demasiado tiempo averiguar si alguien está dispuesto a pagar por tu servicio.
Si se hace una excepción para un cliente, más gente tratará de encontrar maneras de conseguir esta excepción también, lo que resultará que más clientes pospongan los pagos o no estén dispuestos a pagar directamente.
Cuando se hacen muchas excepciones o se cobran diferentes precios para diferentes clientes, se es un mal modelo para el equipo. Sus empleados verán que no hay reglas claras y seguirán el patrón que ejemplifican. En caso de que necesites hacer excepciones, asegúrate de explicar claramente las razones para ello.
Como propietario o profesor de un estudio, siempre proporcionas un servicio de alta calidad a tus participantes. ¡Ten en cuenta este hecho! Cobra siempre por tus servicios y asegúrate de ser claro y transparente con lo que ofreces. En estudios de éxito, he notado que los propietarios fueron bastante directos en este asunto. Las líneas eran claras y todos los profesores y empleados las seguían. Si esto está claro para todos, también sus clientes aceptarán sus términos y directrices.
Por lo tanto, deshazte de las estructuras complejas y ofrece una gama transparente de ofertas.
Los clientes deben poder obtener rápidamente una visión general de todos los precios y productos que ofreces en el estudio. En el ejemplo que se muestra a continuación se puede ver, con una rápida mirada, que hay tres modelos diferentes; primera visita, pago por clase o ilimitado. También se muestran ofertas adicionales como el préstamo de una esterilla o una toalla dentro de la tabla.
Imagen: ejemplo de precios
Céntrate en lo que te diferencia de los demás, concéntrate en estas fortalezas e intenta desarrollar una especialización en este campo. Con esto en mente puedes pensar en una oferta que sea lo más única posible para hacerte destacar y atraer nuevos clientes potenciales.
En la mayoría de los casos, como propietario de un estudio, no puedes concentrarte completamente en la enseñanza, porque hay muchas otras cosas que te llamarán la atención constantemente; como la organización de todas sus actividades, el mantenimiento de su estudio, la contabilidad… Lo bueno es que no necesitas hacer todas estas cosas por tu cuenta, para ello hay diferentes métodos para concentrarse en los puntos fuertes y dejar las tareas:
No tienes que enseñar todas las clases y cursos tú mismo, asegúrate de centrarte en el campo en el que eres bueno y busca formadores y profesores adicionales para desarrollar aún más tus servicios. Lo bueno de un equipo es que cada miembro del mismo tiene diferentes fortalezas en diferentes campos, con todas estas habilidades juntas puedes tener aún más éxito en tu estudio.
No es necesario ser un experto en enseñanza, formación, marketing y administración. Hay gente con esta profesión que puede apoyarte. A menudo ni siquiera tienes que pagar por este servicio, tal vez ya conoces a un amigo o familiar con experiencia en esta área – pregúntales, la mayoría de las personas se sentirán contentos por compartir sus conocimientos.
Además de la ayuda de los expertos, también puedes obtener mucha ayuda de diferentes herramientas y software que fueron creados para hacer tu vida más fácil. Dependiendo de dónde necesites ayuda o de las tareas que quieras simplificar, hay diferentes herramientas que se centran en diferentes áreas, pero también soluciones integrales para hacerte la vida aún más fácil.
Tan pronto como hayas encontrado a las personas perfectas para completar tu equipo, asegúrate de que la comunicación hacia ellos también sea clara. Los cambios frecuentes, los salarios desiguales o los derechos poco transparentes pueden conducir rápidamente a problemas o malentendidos. Para mantener siempre tu equipo unido, debes ser transparente en todas sus reglas internas como la definición de un proceso claro para tu nómina mensual. En los estudios de éxito todos los profesores y empleados conocen las reglas y lo que está permitido y lo que no.
Para apoyar a los estudios en este sentido y para ayudarles a mantener el seguimiento de sus procesos, hemos decidido reducir la cantidad de derechos y roles permitidos. Después de numerosas conversaciones combinadas con la experiencia práctica de propietarios de estudios exitosos, definimos tres roles típicos que se pueden encontrar en cualquier estudio: administrador, empleado y externo. Estos tres roles representan a las personas dentro del ámbito de trabajo del estudio, caracterizado típicamente por las siguientes tareas y responsabilidades:
Existen sistemas de software para estudios que ofrecen una gestión de derechos muy compleja. Por ejemplo, MindBody ofrece más de 200 opciones de derechos que pueden ser activados o desactivados individualmente para cada empleado. ¿Cómo recordarás qué derechos le diste a quién? Incluso los usuarios de software experimentados no siempre saben qué consecuencias pueden tener ciertas opciones.
Nos gustaría apoyar a los estudios simplificando y estructurando sus procesos. Podríamos ampliar el software, añadiendo uno o dos roles más, pero el principio de simplicidad siempre será nuestro objetivo.
«Lo esencial es el hecho de que necesitamos menos clics para vender o hacer algo y todo funciona muy bien» – Antje, Jivamukti München
Al fundar tu propio estudio no es tan malo manejar muchas de las próximas tareas manualmente. Aprenderás mucho haciéndolo por tu cuenta. Pero a medida que tu estudio crezca y más gente asista a tus actividades, tus tareas se volverán más complejas y consumirán más tiempo. Como hay muchas tareas que se repiten a diario, tiene sentido definir un proceso automatizado para estas tareas.
Si tienes que hacer algún cambio en el horario, debido a que un profesor/entrenador está enfermo o atascado en el tráfico, no es necesario editarlo manualmente en tu calendario, informar a los clientes a través del correo electrónico o medios sociales o incluso por teléfono. Con un gran software no sólo tienes que cambiar el profesor de la clase o cancelar una clase y todos los participantes serán informados sobre este cambio. La actualización de tu horario también se mostrará automáticamente en tu calendario, en tu página web y en la aplicación.
Tu contador necesita mucha información para cumplir con su trabajo. Mensualmente necesitarás enviar muchos datos y números, para que este pueda apoyarte en tu negocio. La recopilación de todos estos números puede llevar mucho tiempo. Pero con un software de administración también puedes crear una cuenta extra para tu contador. De esta manera obtienes todos los informes necesarios agrupados de acuerdo a estas cuentas y el contador puede trabajar rápidamente. Esto te ayuda tanto a ti como a tu contador a tener tiempo, lo que equivale a dinero.
«La cooperación entre Eversports y los estudios de yoga es una gran idea! Me complace que nosotros como estudio podamos contribuir y tener voz y voto en el desarrollo del nuevo software» – Raphaela, Hot Yoga Vienna.
Todos somos individuos y eso es algo bueno. A algunas personas les encanta participar en una clase de fitness y a otras les gusta el movimiento consciente o el baile. Esto simplemente significa que no todos forman parte de tu grupo objetivo, por ello la importancia de asegurarse de satisfacer sus necesidades. Por ejemplo, todavía hay clientes que aprecian un registro personal y un saludo cálido por tu parte como responsable del estudio. Otros, especialmente los más jóvenes, prefieren el registro y el pago en línea. Con un gran software puedes hacer realidad estos dos deseos.
Ya hay muchos programas que pueden ayudarte a gestionar tu trabajo de administración. Cuando busques la herramienta perfecta, puedes simplemente centrarte en los siguientes tres puntos principales para no abrumarse demasiado:
Independientemente de si tus clientes reservan con antelación en línea o directamente en tu estudio, el registro personal de tu estudio sigue siendo muy importante. Tan pronto como los alumnos entren en el estudio, querrán sentirse cómodos y dejar de lado el estrés diario. Una larga fila en el check-in es todo lo contrario. Con Eversports Manager puedes registrar a tus clientes con sólo unos pocos clics – es simple y rápido.
Estar ahí para los clientes, cuando él o ella quiera comprar un servicio. A menudo nos sentamos en casa a ver la televisión, contemplando la posibilidad de volver a ser más activos. Este es el momento en que los clientes potenciales empiezan a buscar y están dispuestos a pagar por un servicio. Permiteles que compren su producto en cualquier momento y que paguen por él utilizando su método de pago preferido.
Asegúrate de que tu sitio web responda y que las reservas y compras se puedan realizar a través de un teléfono inteligente. Pon los servicios a disposición de tus clientes en cualquier momento y desde cualquier lugar.
Además de todos los aprendizajes anteriores que he recogido de las diversas entrevistas realizadas y encuentros en los estudios, el más importante de todos es mantener una mente abierta para aprender y mejorar. ¡Nada cambiará si no cambias nada! Trata de tener siempre los oídos y los ojos abiertos y escucha a tus clientes. O bien, participa en eventos de tu campo profesional, donde también podrás conocer a otros propietarios de estudios, profesores o personas inspiradoras, que te ayudarán a obtener nuevas perspectivas y a reflexionar sobre lo que estás haciendo ahora.
Aquí tienes algunos trucos que puedes usar para seguir aprendiendo constantemente.
Simplemente no es posible memorizar todo. Por ello, tomar notas siempre que recibas comentarios de los clientes sobre procesos que pueden ser optimizados es siempre una buena idea. Grandes herramientas para guardar notas en el ordenador son Evernote o Apple Notizen para Mac.
Intenta pedir activamente comentarios sobre tu estudio. Puedes obtener un feedback cualitativo en una conversación personal. También puede ser útil realizar encuestas periódicas por correo electrónico o Facebook. Las herramientas adecuadas para ello son los formularios de Google o el Typeform.
En Eversports nos encanta desarrollar software excepcional para estudios y nos entusiasma cada función nueva que desarrollamos y que podemos añadir a Eversports Manager. Siempre que estamos lanzando nuevas funciones no podemos esperar a los comentarios de nuestros usuarios. De esta manera intentamos aprender y mejorar constantemente. Es importante obtener retroalimentación y estar al tanto de los problemas que ocurren para trabajar en una solución.
Todo esto no sería posible si nos quedáramos sentados en nuestra oficina y desarrollaramos el software en silencio. En lugar de eso, salimos y buscamos cualquier oportunidad para comunicarnos con los propietarios de los estudios, profesores y empleados para entender sus problemas, sus necesidades y deseos. Queremos, más que sólo software, queremos ofrecerles ser su socio a largo plazo. Eversports Manager apoya a los propietarios de estudios con la gestión de su administración, la adquisición de nuevos participantes y la retención de los clientes existentes.
Para gestionar con éxito tu propio estudio, debes ser capaz de manejar varias cosas: la enseñanza, la administración y el marketing. Para no agobiarse con demasiadas tareas y responsabilidades diferentes, comenzar poco a poco y probar todo lo posible es la mejor opción.
Tener un estudio más pequeño también significa que concentrarse en tu base de clientes, escucharlos y crear servicios que realmente satisfagan sus necesidades y, además, que se ajusten a sus fortalezas y experiencias personales. Con productos y precios sencillos, tus clientes pueden entender fácilmente tu oferta y es más probable que reserven las actividades.
Trata de evitar y dejar a un lado malentendidos dentro del equipo asegurándote de tener reglas transparentes y comprensibles para todos los profesores y empleados. Para conseguir más tiempo para los alumnos, automatiza todo lo posible. Un buen software puede ayudarte a automatizar las tareas recurrentes y a gestionar tu trabajo administrativo diario.
Como profesor, se un buen modelo a seguir para tus propios alumnos. El aprendizaje constante es la clave del éxito, por lo que siempre ten una mente abierta y presta especial atención a las nuevas tendencias y desafíos para mejorar aún más tus habilidades, tus clases y tu negocio.
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Los beneficios que encuentran los chicos de Mûre Estudi Centre al trabajar con Eversports Manager es la Intuición en las acciones. Dicen cubrir todas sus necesidades en todos los campos, automatizando el sistema de gestión y control, reduciendo el tiempo de dedicación en esas areas.
Cuando aún en la Escuela Inbound no se trabajaba con el sistema de Eversports, los alumnos se registraban manualmente, por escrito, así que en ese sentido, la aplicación ha facilitado el control de los alumnos, asistencia, tipo de bono que utilizan… La herramienta ha cambiado positivamente los procesos de la escuela.
El principal beneficio encontrado una vez que Studio Esencia comenzó a trabajar con Everports Manager fue ver sus clientes felices al poder considerarse autónomos con el acceso a la App.
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