8 étapes à suivre pour gérer votre studio avec succès

Yoga Studio Management

En tant que propriétaire de studio, vous êtes non seulement un expert dans un domaine spécifique du sport, du fitness ou du mindfulness, mais également un homme ou une femme d’affaires. En effet, vous devez enseigner, manager, calculer, développer et toujours garder une vue d’ensemble de tout ce qui se passe dans votre studio, club ou salle de sport. Alors, comment relever le défi ?

Il existe différentes méthodes, outils et même des gens qui vous soutiendront dans votre défi quotidien et vous aideront à mieux gérer votre studio. En tant que chef de produit chez Eversports Manager, j’ai travaillé en étroite collaboration avec de nombreux studio de Fitness, Yoga et Pilates dans toute l’Europe. Trouver des solutions à leurs défis est ce qui me motive chaque jour.

Dans ce guide en 8 étapes, je souhaite partager avec vous mon expérience, acquise au cours des 7 dernières années. Je vous donne quelques astuces simples qui vous permettront de gérer votre studio de façon plus performante, plus efficace, d’attirer plus de clients et de les fidéliser.

1. Démarrez votre studio petit à petit

Small rooms fill quicker

J’ai visité plus de 150 studios. La première impression que j’ai en rentrant dans le lieu est pour moi toujours la plus importante. À mon avis, ce qui fait un grand studio n’est pas sa taille, mais l’atmosphère qu’il dégage. C’est pourquoi, il est vraiment important que votre studio ait un concept clair.

Dans les nombreux échanges que j’ai eus avec les propriétaires de studios, je leur ai demandé des conseils pour les nouveaux fondateurs de studios. Globalement, j’ai toujours obtenu la même réponse : démarrez votre studio doucement. À l’ouverture d’un nouveau studio, voici ce qu’il est bon à savoir et à appliquer :

Limitez vos coûts fixes

Plus votre studio est grand, plus vous devrez dépenser pour l’ameublement, l’aménagement intérieur et l’entretien. Un studio plus petit signifie pour vous moins de coûts fixes, vous donnera plus de liberté dans votre vie au quotidien et vous enlèvera de la pression. Pour un studio plus petit, vous pourrez consacrer plus de temps et d’argent, afin qu’il reflète votre propre style et vos goûts.

Les petites salles se remplissent plus rapidement

Un petit studio se remplira plus rapidement et plus facilement. Dans les petites salles, dix participants ou moins donneront l’impression à vos clients que vos activités sont entièrement réservées. Vos participants diront à leurs amis que vos cours sont complets et relayeront l’information sur le succès de vos cours. Cela attirera encore plus de personnes dans votre studio. Surtout au début, le bouche à oreille est votre meilleure publicité et c’est totalement gratuit.

2. Concentrez-vous sur les principaux besoins de vos clients

Be a good role model

Vos clients sont la partie la plus importante de votre studio. Apprenez à les connaître en parlant avec eux, en enseignant et en collectant des informations. C’est ainsi que vous pouvez vraiment comprendre et identifier leurs besoins. Mais gardez toujours à l’esprit que vous ne pouvez pas répondre à tous les souhaits. Principalement à la création d’un nouveau studio, la tentation de tout faire pour vos clients est forte. Il peut arriver que vous laissiez vos clients suivre des cours avec l’intention de différer le paiement. Ce comportement peut sembler convivial au premier abord, mais, simultanément, il entraîne certains problèmes. Soyez vigilant ! 

Estimez la valeur de votre service

Vos services ont un coût. Lorsque vous ne facturez pas pour vos prestations, les gens ne sont pas conscients de la valeur de votre offre. Soyez convaincu, ayez confiance en vous et osez facturer vos services dès le début. Le cas échéant, cela demandera beaucoup de trop de temps pour savoir si quelqu’un est disposé à payer pour votre service.

Ne faites pas d’exceptions

Faire une exception pour un client entraînera d’autres personnes à essayer d’obtenir les mêmes avantages. Ceci aura pour conséquences des reports de paiement voire même l’absence de paiement de la part de nombreux clients. Assurez-vous de bien encaisser l’argent avant le début du cours.

Montrez l’exemple

Lorsque vous faites de nombreuses exceptions ou facturez différents prix selon les clients, vous ne montrez pas le bon exemple à votre équipe. Vos employés verront qu’il n’y a pas de règles claires et suivront votre modèle. Si vous devez faire des exceptions, assurez-vous d’en expliquer clairement les raisons.

En tant que propriétaire de studio ou professeur, vous fournissez un service qualitatif à vos participants. Soyez-en conscient ! Faites toujours payer vos services et assurez-vous d’être clair et transparent sur ce que vous proposez. Dans les studios performants, j’ai remarqué que les propriétaires étaient précis sur le sujet. 

Alors, débarrassez-vous des organisations complexes et offrez à vos clients une offre transparente.

3. Simplifiez votre offre

Beaucoup de gens ont peu de temps à consacrer à la recherche de leur salle de sport, de fitness ou de yoga. De fait, ils explorent souvent différents endroits en même temps. Cela signifie que vous devez faire la différence pour attirer leur attention. Assurez-vous de communiquer de manière simple et précise afin que les clients potentiels puissent comprendre facilement vos produits. Même si cela vous semble anodin et facile à faire, voici quelques suggestions.

Créer un tableau de prix simple

Les clients doivent pouvoir avoir une vue d’ensemble de tous les prix et produits que vous proposez dans votre studio. Dans l’exemple ci-dessous, vous pouvez voir en un coup d’œil qu’il existe trois modèles différents : classe d’essai, paiement à l’unité ou abonnement illimité. Des offres supplémentaires comme la location d’un tapis ou d’une serviette sont également présentées dans le tableau ci-dessous. 

Exemple de tableau présentation des prix

Conseils pour la tarification dans votre studio 

  • Réfléchissez aux questions potentielles que vos clients pourraient vous poser sur vos prix et répondez-y par avance dans votre tableau de prix.
  • D’un point de vue psychologique, les clients réussissent particulièrement bien à gérer trois options.
  • Utilisez différentes couleurs pour le rendre visuellement clair et attrayant.

4. Tirez parti de vos atouts

Soyez conscient de vos atouts majeurs, concentrez-vous sur ces points forts et essayez de développer une spécialisation dans ce domaine. Dans cette optique, vous pouvez penser à une offre aussi unique que possible pour vous démarquer et attirer de nouveaux clients potentiels.

Dans la plupart des cas, en tant que propriétaire de studio, vous ne pouvez pas vous concentrer entièrement sur l’enseignement, car beaucoup d’autres choses mobiliseront constamment votre attention. Comme l’organisation de toutes vos activités, l’entretien de votre studio ou la comptabilité. Mais vous n’avez pas besoin de faire toutes ces choses par vous-même. Il existe différentes méthodes pour vous concentrer sur vos forces et céder certaines tâches. 

Créez une équipe performante 

Concentrez-vous sur le domaine dans lequel vous êtes bon et recherchez des compétences supplémentaires pour développer encore plus vos services. La meilleure chose à propos d’une équipe est que les membres soient complémentaires dans différents domaines. De cette manière, vous aurez encore plus de succès dans votre studio.

Recherchez des experts

Vous n’avez pas besoin d’être expert dans l’enseignement, la formation, le marketing et l’administration. Il existe des personnes dont c’est la profession et qui pourront vous soutenir. Souvent, vous n’avez même pas à payer pour ce service. Peut-être connaissez-vous déjà un ami ou un membre de votre famille ayant une expertise dans un domaine – demandez-lui ! La plupart des gens sont heureux de partager leurs connaissances.

Il existe des outils spécifiques

En plus de l’aide d’experts, vous pouvez également obtenir beaucoup d’aide de différents outils et logiciels qui ont été créés pour vous faciliter la vie. Selon les sujets pour lesquels vous avez besoin d’assistance ou les tâches que vous souhaitez simplifier, il existe différents outils axés sur différents domaines, mais également des solutions tout-en-un pour vous faciliter encore plus la tâche.

Learnings from successful studios

5. Définissez des règles claires pour les professeurs et les employés

Dès que vous avez trouvé les personnes parfaites pour compléter votre équipe, assurez-vous que votre communication envers elles est claire. Des changements fréquents, des salaires inégaux ou des droits non transparents peuvent rapidement entraîner des problèmes ou des malentendus. 

Pour toujours garder votre équipe unie, vous devez être transparent dans toutes vos règles internes, comme par exemple, pour le versement mensuel de la paie. 

Dans les studios performants, tous les professeurs, coachs et employés connaissent les règles et ce qui est autorisé et ce qui ne l’est pas.

6. Automatisez les tâches récurrentes

Au tout début de la création de votre propre studio, gérer les tâches à venir manuellement n’est pas une si mauvaise idée. Vous apprendrez beaucoup en le faisant par vous-même. Mais à mesure que votre studio s’agrandit et que plus de personnes participent à vos activités, vos tâches deviendront plus complexes et chronophages. Comme il y a beaucoup de tâches répétitives, il est logique de définir un processus automatisé pour pouvoir les gérer plus simplement.

La synchronisation est la clé

Si vous devez apporter des modifications à votre horaire, en raison d’un professeur malade ou coincé dans la circulation, il n’est pas nécessaire de le modifier manuellement dans votre calendrier. Informez vos clients par e-mail ou sur les réseaux sociaux ou même par téléphone. 

Avec un excellent logiciel, vous changez simplement le professeur de la classe ou annulez une classe et tous les participants seront informés de ce changement. La mise à jour de votre emploi du temps sera automatique sur votre calendrier sur votre site web et dans l’application.

Donnez des droits à votre comptable

Votre comptable a besoin de beaucoup d’informations pour accomplir son travail. Chaque mois, vous devez lui transmettre un grand nombre de données et de chiffres, afin qu’il puisse vous apporter l’aide requise. La collecte de tous ces chiffres peut prendre beaucoup de temps. 

Mais avec un logiciel d’administration comme Eversports Manager, vous pouvez créer un accès supplémentaire pour votre comptable. Vous obtiendrez tous les rapports nécessaires regroupés et votre comptable pourra alors travailler mieux et plus rapidement. Gain de temps pour vous et votre comptable, et au final gain d’argent.

7. Choisissez le bon logiciel pour votre studio

Nous sommes tous uniques et c’est bien. Certaines personnes aiment participer à un cours de fitness et d’autres aiment danser ou méditer. Cela signifie simplement que tout le monde ne correspondra pas à votre groupe cible, mais vous devrez vous assurer de répondre à ses besoins. Par exemple, il y a encore des clients qui apprécient un enregistrement personnalisé et un accueil chaleureux sur place. D’autres, en particulier les plus jeunes, préfèreront l’inscription et le paiement en ligne. Avec un excellent logiciel, vous pouvez réaliser ces deux souhaits.

Il existe de nombreux logiciels qui peuvent vous aider à gérer votre travail d’administration. Dans la recherche de l’outil parfait, pour ne pas vous laisser déborder, vous pouvez simplement vous concentrer sur les trois points principaux suivants. 

Rendez l’inscription facile, rapide et agréable 

Que vos clients réservent à l’avance en ligne ou directement dans votre studio, l’inscription dans votre studio est toujours aussi important. Dès leur arrivée, vos élèves veulent se sentir à l’aise et abandonner leur stress quotidien. Une longue file d’attente à l’accueil fera tout le contraire. Avec Eversports Manager, vous pouvez enregistrer vos clients en quelques clics seulement – c’est simple et rapide.

Permettez la réservation et le paiement en ligne

Soyez là pour vos clients, dès l’instant où ils souhaitent s’inscrire. C’est le plus souvent à la maison devant la télévision que les clients potentiels commencent à chercher une nouvelle activité. Autrement dit, ils sont prêts à s’engager et payer à cet instant T. Alors, permettez-leur de s’inscrire et payer à tout moment en utilisant leur mode de paiement préféré.

Contactez vos clients sur leurs smartphones

Assurez-vous que votre site internet est optimal. C’est-à-dire que les réservations et les achats peuvent être effectués depuis un smartphone. Une fois de plus, rendez vos services disponibles pour vos clients à tout moment et de n’importe où. 

8. N’arrêtez jamais d’apprendre

En plus de toutes les bonnes pratiques ci-dessus que j’ai recueillies lors de mes nombreuses interviews et rencontres dans les studios, le plus important est de garder un esprit ouvert pour apprendre et s’améliorer en continue. Rien ne changera si vous ne changez rien. 

Essayez d’être et de rester toujours à l’écoute de vos clients. Vous pouvez également  participer à des événements et des salons dans votre domaine. Vous pouvez aussi rencontrer d’autres propriétaires de studio, des professeurs ou des personnes inspirantes, qui vous aideront à réfléchir sur votre activité actuelle ou à envisager de nouvelles perspectives.

Voici quelques astuces pour rester à l’écoute et progresser.

Prenez des notes

Il n’est tout simplement pas possible de tout mémoriser. C’est pourquoi vous devez prendre des notes à chaque feedback de clients ou chaque fois que vous identifiez des optimisations potentielles dans la gestion de votre studio. Par exemple, Evernote ou Apple Notes pour Mac sont d’excellents outils pour conserver vos notes sur votre ordinateur.

Écoutez vos clients

Essayez de demander activement des feedbacks sur votre studio : des commentaires qualitatifs lors d’une conversation en face à face avec un client, ou bien mener des enquêtes régulières par e-mail ou Facebook. Les outils appropriés pour cela sont Google Forms ou Typeform.

Chez Eversports, nous aimons développer des logiciels uniques pour les studios et nous nous réjouissons à chaque nouvelle fonctionnalité développée, que nous pouvons ajouter à Eversports Manager. À chaque nouvel ajout, nous sommes impatients de connaître le feedback de nos utilisateurs. Nous essayons ainsi constamment d’apprendre et de nous améliorer. Il est important pour nous de recueillir les commentaires et d’avoir connaissance des éventuels problèmes afin de les résoudre le plus rapidement possible.

Tout cela ne serait pas possible, si nous restions dans notre bureau à développer tranquillement le logiciel. C’est pourquoi, nous préférons sortir et communiquer régulièrement, avec les propriétaires de studios, les enseignants et les employés pour comprendre leurs problèmes, leurs besoins et leurs souhaits. Nous voulons leur offrir plus qu’un simple logiciel, nous voulons être leur partenaire à long terme. Eversports Manager aide les propriétaires de studios à gérer leur administration, à acquérir de nouveaux participants et à fidéliser les clients existants.

En bref

Pour gérer avec succès votre propre studio, vous devez être capable de manager plusieurs éléments : l’enseignement, l’administration et le marketing. Pour ne pas être submergé par trop de tâches et de responsabilités différentes, vous devriez essayer de commencer petit à petit. 

Avoir un studio plus petit signifie également que vous pourrez vous concentrer sur vos clients, les écouter et créer des services qui répondent réellement à leurs besoins tout en mettant à profit vos forces et expériences professionnelles. Avec des produits et des prix simples, vos clients pourront facilement comprendre votre offre et seront donc plus motivés pour réserver vos activités.

Essayez d’éviter tous malentendus au sein de votre équipe en vous assurant d’avoir des règles transparentes et compréhensibles pour tous, professeurs et employés. Pour pouvoir augmenter le temps consacré à vos étudiants, automatisez le plus possible. Un excellent logiciel peut vous aider à automatiser les tâches récurrentes et à gérer votre travail d’administration au quotidien.

En tant qu’enseignant, vous devez être un exemple pour vos élèves. L’apprentissage constant est la clé du succès, alors soyez toujours ouvert d’esprit et prêt à considérer les nouvelles tendances et les nouveaux défis pour améliorer encore et toujours vos compétences, vos cours et votre studio.

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